Blog: Zarzadzanie projektami | Prince2 agile

Jak angażować biznes, kiedy do klasycznie prowadzonych projektów wprowadzamy zwinność?

Jak angażować biznes, kiedy do klasycznie prowadzonych projektów wprowadzamy zwinność?
  • 497 views

Wiele badań pokazuje, że jednym z czołowych wyzwań w zarządzaniu projektami jest brak zrozumienia pomiędzy osobami reprezentującymi biznes a członkami zespołów wykonawczych. Prawdopodobnie nie raz słyszeliście zdania w rodzaju „To Ty mi powiedz jak – przecież Ty jesteś specjalistą”, „Zrób tak, żeby było dobrze”, „…Ale przecież nie o to mi chodziło”, „Biznes nigdy nie wie, czego chce”. Niezależnie od stosowanej metodyki w wielu projektach okazuje się, że komunikacja ogranicza się do wysłania raportu, a po obu stronach następuje później spore rozczarowanie. Jak uniknąć takich sytuacji?

Udostępnij!

Jak angażować biznes, kiedy do klasycznie prowadzonych  projektów wprowadzamy zwinność?

Czym charakteryzuje się komunikacja w projektach prowadzonych klasycznie?

W wielu projektach istnieje wyraźny podział na zespół wykonawczy i biznes, który sygnalizuje potrzebę, ale nie potrafi jej sprecyzować. We wczesnych fazach projektów przedstawiciele biznesu bardzo często przekazują kierownikowi i jego zespołowi sformułowany cel, ale nie gwarantują  przestrzeni na pytania, wzajemne zrozumienie lub podzielenie się pomysłami ulepszającymi końcowe rozwiązanie. Kiedy chcemy wprowadzić elementy zwinności do projektów klasycznych, powinniśmy zwrócić uwagę na poziom zaangażowania oraz otwartość przedstawicieli biznesu – bez tego nie jesteśmy w stanie określić ich realnych potrzeb. Różnica pomiędzy podejściem klasycznym takim jak na przykład PRINCE2®, a metodyką hybrydową taką jak PRINCE2® Agile polega na tym, że w  pierwszym opis jest elementem umowy opartym zwykle o fix price, w drugiej natomiast opis produktu końcowego nie jest precyzyjny i pozostawia pole do aktualizowania ustaleń. Szczegóły określa się wówczas jedynie w odniesieniu do kolejnego etapu.

W późniejszym okresie komunikacja ogranicza się zwykle do cyklicznych raportów. Zdarza się, że nie wykorzystuje się ich we właściwych celach takich jak analiza i wdrażanie usprawnień na ich podstawie. W konsekwencji dopiero pod koniec trwania projektu przedstawiciele biznesu po raz pierwszy oceniają prace zespołów realizujących, bardzo często dochodząc przy tym do wniosku, że ich oczekiwania nie zostały spełnione. W podejściu PRINCE2® spotykamy się z założeniem, że osobiste spotkania nie są konieczne. Zamiast nich firmy skupiają się na stworzeniu systemu raportowania, co stanowi realny element komunikacji, ale, jak pokazuje praktyka, niewystarczający, aby projekty kończyły się sukcesem.

Dlaczego raporty pisemne nie działają?

Wyobraź sobie, że umawiasz się z przedstawicielami biznesu na wykonywanie formalnego raportu w każdy poniedziałek. Sprawozdania mają być przygotowane w formie pisemnej. Pieczołowicie wypełniasz raporty i wysyłasz co tydzień zgodnie z ustaleniami. W momencie zakończenia projektu okazuje się jednak, że efekt końcowy nie spełnia oczekiwań klienta. Powodem takiej sytuacji może być lekceważenie cotygodniowych raportów na przestrzeni całego cyklu. W ramach eksperymentu spróbuj nie wysyłać raportu dwa albo trzy razy z rzędu – gwarantuję Ci, że zdecydowana większość odbiorców w ogóle tego nie zauważy. Pracując z klientami, pokazuję im w ten sposób, że osobiste spotkania i rozmowy o postępach to jedyna gwarancja tego, że idziemy we właściwym kierunku i wspólnie tworzymy rozwiązanie, jakiego oczekuje klient. Dzięki cyklicznym spotkaniom możemy na bieżąco wymieniać informacje zwrotne i w razie niezgodności oczekiwań ze stanem faktycznym,  unikamy marnowania dodatkowych zasobów klienta. W tym miejscu warto też wspomnieć, że projekty zawsze dzieją się w konkretnym otoczeniu biznesowym. Możecie mieć rację – to wina klienta, że nie czytał raportów, ale przecież nikt nie będzie wytykać mu błędów, ponieważ liczymy na jego kolejne zlecenia.

Na czym polega komunikacja w projektach prowadzonych zwinnie?

Komunikacja w podejściach zwinnych opiera się głównie na informacjach werbalnych wspartych prostymi wizualizacjami. Do często wykorzystywanych narzędzi należą m.in. tablica Kanbana, team boardy czy wykresy burn down. Często uważa się, że duża liczba spotkań to strata czasu i pieniędzy –  podejścia zwinne udowadniają tymczasem, że jest dokładnie na odwrót i regularne spotkania znacznie zwiększają produktywność. Stała wymiana informacji oraz zbieranie opinii od klientów i użytkowników mają na celu stworzenie właściwego i zgodnego z potrzebami produktu końcowego. Metodyki hybrydowe jak PRINCE2® Agile pozwalają wprowadzać zwinność do projektów prowadzonych klasycznie.

W jaki sposób angażować przedstawicieli biznesu i użytkowników w pracę nad projektem?

Popularne przysłowie mówi, że ryba naprawia się i psuje od głowy. Dotyczy to również projektów – tam, gdzie osoby zarządzające firmą nie rozumieją realnej potrzeby zaangażowania, nie będą one wychodziły. Komunikacja to proces odbywający się między dwoma lub więcej uczestnikami. Jeżeli nasze szefostwo nie posiada kompetencji związanych z zarządzaniem konkretnymi projektami, warto wspólnie omówić te kwestie i przeanalizować razem pojawiające się ograniczenia. Nie bójmy się artykułować naszych potrzeb i oczekiwań wobec kadry zarządzającej – sukces projektu zależy również od jej zaangażowania. Podejścia zwinne opierają się na kulturze współpracy i wzajemnego wsparcia. Warto angażować menedżerów w pracę nad projektem; choć na początku może być to wymagające, zaowocuje płynniejszą współpracą przy realizacji kolejnych działań.

Jak ocenić potrzeby informacyjne poszczególnych grup interesariuszy i użytkowników?

Interesariusz to osoba, grupa ludzi, firma lub organizacja, która jest powiązana z projektem i jest w niego zaangażowana. Interesariusze nie zawsze są przychylnie nastawieni do naszych pomysłów. Zajmując się projektami, musimy wiedzieć, kim są, czego się obawiają, czego oczekują i jak możemy pomóc im przejść przez proces zmiany.  Dokładne poznanie interesariuszy i dowiedzenie się, którzy wystąpią w roli agentów zmiany, a którzy będą mogli sabotować Twoje działania, to jedne z ważniejszych kroków, które należy podjąć na początku projektu, tak aby opierał się na świadomej komunikacji.

Jak może Ci pomóc radar interesariuszy?

Radar interesariuszy to jedno z wielu dostępnych narzędzi do analizy. Zaprezentowany poniżej wskazuje grupy interesariuszy oraz stopień konieczności angażowania ich w projekt. Każda litera pochodzi od angielskich słów zgodnie z poniższym wyjaśnieniem.

V –vital to engage ( niezbędni dla projektu)

N –necessary to engage (potrzebni dla projektu)

G –good to have engaged (dobrze mieć ich zaangażowanie)

C – for courtesy to inform  (mile widziani)

V – to grupa interesariuszy, których zaangażowanie jest konieczne. To najczęściej wykonawcy projektu, przedstawiciele biznesu zaangażowani w projekt i przedstawiciele głównych grup użytkowników.

N –Tutaj znajdują się przedstawiciele pozostałych grup użytkowników oraz zespołów zajmujących się wewnętrznymi regulacjami (np. ISO, BHP itp.).

G – to osoby, które dobrze mieć po swojej stronie, ponieważ cieszą się w firmie dużym autorytetem, mają  zdolność skutecznego przekonywania reszty zespołu do swoich racji oraz  podejmują kluczowe decyzje.

C –  osoby, które są mile widziane, ale nie niezbędne do realizacji procesu. Mogą to być menadżerowie innych działów czy przypadkowi użytkownicy.

W następnym etapie, po sklasyfikowaniu poszczególnych grup interesariuszy, warto zastanowić się nad wspólnymi potrzebami tak, aby oczekiwania obu stron zostały spełnione. Poniższa formatka pomoże Ci przygotować taką analizę.

 

Formatka do pobrania: Radar interesariuszy