Czym  jest tablica Kanban?

Tablica Kanban, zwana czasem także tablicą zespołu, to bardzo skuteczne narzędzie do codziennego zarządzania zadaniami w małych zespołach. Jego korzenie tkwią w opracowanym w latach pięćdziesiątych w Japonii podejściu Kanban, początkowo wykorzystywanym do sterowania produkcją. Słowo „Kanban” można przetłumaczyć jako „widoczny spis”. W języku japońskim oznacza szyld czy tabliczkę z napisem informacyjnym.

Podejście Kanban opiera się na poszczególnych kartach wyrobów, ich cyrkulacji oraz analizie. Oznacza także kompleksowy i spójny system informacyjny. Polega na takim organizowaniu procesu wytwórczego, w którym każda komórka organizacyjna produkuje dokładnie tyle, ile w danej chwili jest potrzebne.

Większości z nas Kanban kojarzy się obecnie głównie z tablicami do zarządzania zadaniami; chodzi w tym jednak o dokładnie to samo co w omówionej przed chwilą pierwotnej postaci. Dzięki tablicom, zespoły optymalizują swoją pracę, wykonują te zadania, które naprawdę są potrzebne i ,co najważniejsze, robią tyle ile trzeba.

Z czego składa się tablica Kanban?

Kanban to nic innego jak tabela składająca się z trzech kolumn; jest to jej najprostsza forma. W środowiskach związanych z tworzeniem oprogramowania często dodaje się jeszcze kolumnę dotyczącą fazy testowania produktów. Zdarzyło mi się także widzieć dodatkową kolumnę z przodu, w której umieszcza się idee.

Jak widać na poniższym obrazku, pierwsza kolumna to zadania, które trzeba zrealizować, ale w danym momencie nie posiadamy zasobów, które by na to pozwoliły. Druga kolumna to zadania, które obecnie są realizowane przez jednego członka zespołu. No i trzecia – tutaj są zadania, które już zrealizowaliśmy.

Tablicy jako narzędzia można używać w postaci zwyczajnych kartek zawieszanych w widocznym miejscu na ścianie bądź za pomocą oprogramowania w formie elektronicznej. Jest to wygodne szczególnie gdy pracujemy w rozproszonych zespołach i nie mamy możliwości fizycznie spotykać się w jednym miejscu.

Jak można ją wykorzystać?

Tablice Kanban wykorzystuje się do organizacji pracy małych zespołów, w których poziom kompetencji jest podobny.  Świetnie sprawdzają się w działach handlowych, call centers, czy zespołach  wytwarzających oprogramowanie. Trudno uwierzyć, ale kiedyś widziałam taką tablicę u mechanika. W pierwszej kolumnie wypisano samochody, które akurat mieli do zrobienia, w drugiej zadania do  wykonania i w kolejnych tradycyjnie, czyli to co jest aktualnie robione i co już zostało zrobione. Jak więc widać, tablice mają naprawdę szerokie zastosowanie – wszędzie tam, gdzie chcemy panować nad codzienną pracą zespołów.

Pracując z tablicami Kanban, najczęściej spotykamy się na codziennych, kilkuminutowych spotkaniach, na których każdy określa, co już zrobił i co może być przesunięte do kolumny „Done” oraz co podejmuje się zrobić. Takie spotkania pokazują osiągnięty progres, dają lepsze efekty komunikacyjne i tworzą poczucie odpowiedzialności przed zespołem. Są więc bardzo efektywnym narzędziem grupowej automotywacji.

Jak wykorzystuje się tablicę Kanban w zarządzaniu projektami?

Podejście Kanban jest wykorzystywane na dużą skalę w zarządzaniu projektami, szczególnie związanymi  z tworzeniem technologii (np. stron www, oprogramowania, utrzymania platform sprzedażowych, tworzeniem czy rozwojem aplikacji).  Zespoły programistyczne bardzo często mają zbiór zadań do zrobienia i dzięki tablicom Kanban są w stanie panować nad codziennym podziałem prac oraz ich postępem. Kanban w naturalny sposób łączy się z takimi podejściami jak m.in. Scrum, Agile czy Lean, nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystywać go również w bardziej tradycyjnych metodykach, takich jak np. PRINCE2®.

Justyna Broniecka

Przedsiębiorca, menedżer, trener biznesu. Od prawie 15 lat związana z zarządzaniem projektami. Certyfikowany trener PRINCE2, AGILE PM, AGILE BA. Fanka efektywnej komunikacji oraz ciągłej optymalizacji.