Jak efektywnie podejść do szacowania zadań w podejściu zwinnym

Zwinne metodyki zarządzania projektami opierają się na tak zwanym odwróconym trójkącie – dostawca zobowiązuje się dostarczyć klientowi pewną jakość w umówionym czasie i budżecie. W dużym uproszczeniu jakość to po prostu wartość biznesowa. W ramach projektu decydujemy o tym, jakie rozwiązania najlepiej zaspokoją związane z nią potrzeby. Jak więc widać, zakres projektu może być – i często bywa – ruchomy. Na temat standardu Agile krąży wiele mitów i stereotypów. Często na przykład twierdzi się, że zwinne zarządzanie polega na  braku planu, chaosie i nieustannych zmianach. Nic bardziej mylnego. Agile to ułożona metodyka z jasnymi zasadami, w której jako dostarczający rozwiązanie zespół mamy zapewnić, że powstanie ono w określonym terminie i za określoną kwotę.

Wymagania użytkowników i kryteria akceptacji w metodyce Agile

W  podejściu zwinnym przyjęło się pracować na tzw. historyjkach użytkownika (najczęściej nazywanymi  po angielsku –  User Story). Takie wymaganie jest zawsze budowane w następującej strukturze:

Jako (kto)…

Potrzebuję (czego)…

Aby (dlaczego)…

Przykładowo:

Jako klient potrzebuję możliwości dokonywania zakupów online, aby nawet podczas pandemii móc nabywać ulubione produkty.

Dzięki tej strukturze dostarczającym rozwiązanie zespołom zdecydowanie łatwiej jest wyobrazić sobie, jak powinno ono wyglądać i jakie funkcjonalności zawierać. User Stories w zwinnych metodykach zarządzania projektami (często zwane epikami) pozostają na dużym poziomie ogólności. Na dalszym etapie prac dekomponuje się je na mniejsze elementy, które trafiają do sprintów lub timeboxów stanowiących podstawę do tworzenia listy zadań zespołu.

Techniki szacowania w Agile

Na każdym poziomie dekompozycji (od epików po zadania) zespół musi oszacować poszczególne fragmenty. Im wyższy poziom ogólności, tym większe ryzyko popełnienia błędów. Na podstawie tej estymacji określa się m.in. czas trwania projektu – niezwykle ważne jest zatem, aby szacowały osoby, które będą tę pracę realnie wykonywać. Prawdopodobieństwo błędu będzie dzięki temu mniejsze. Poniżej wymieniam kilka metod, które można wykorzystać w zwinnym zarządzaniu projektem.

Story Points

Story Points to dość wymagająca, ale skuteczna technika. Nie skupiamy się w niej na jednostce czasu, tylko na tzw. pojemności zadania. Porównujemy zadania/user stories i wskazujemy spośród nich największe i najbardziej skomplikowane oraz najmniejsze i najprostsze. Uzyskana wielkość jest względna; jej największą zaletą jest odejście od myślenia w kategoriach czasowych.

T-Shirt

Tę technikę często wykorzystuje się jako pośrednią – na przykład w szacowaniu za pomocą story points. Stosujemy tutaj rozmiary, podobne do tych używanych w koszulkach – T-Shirtach; XL,  L,M i S. Dzielimy user stories i zadania na poszczególne rozmiary i następnie wewnątrz grup ustalamy wielkość story points. Jest to technika użyteczna szczególnie przy wielu zadaniach lub user stories do oszacowania.

Tempo pracy (velocity)

W zwinnych metodykach zarządzania projektami sprinty i timeboxy utrzymują stałą długość. Przy szacowaniu pozwala ona na porównywanie ze sobą danych historycznych i tym samym planowanie bieżącego odcinka czasowego.  Metoda ta jest szczególnie łatwa do zastosowania w przypadku korzystania z systemów wspierających zarządzanie zwinne, takich jak np. JIRA.

Roboczo dni (MD- man day)

Mimo, że metodyki zwinne (agile)  rekomendują odchodzenie od jednostek czasu, używanie roboczo dni często narzuca konieczność myślenia w ich kategoriach. Świadomie stosowane przy estymacji roboczo dni są przydatne, jeżeli jednak podawane przez zespół wielkości mocno rozmijają się z rzeczywistością, należy zmienić sposób szacowania.

Planning Poker

Planning Poker jest techniką wspomagającą szacowanie. Każdy uczestnik otrzymuje zestaw kart (fizycznych lub aplikacji). Product Owner opowiada o danym user story, uczestnicy mogą zadawać pytania, po czym przechodzi się do estymacji. Każdy uczestnik wyciąga kartę ze swoim oszacowaniem. Jeżeli są one miarę zgodne, znamy już wielkość. Czasami zdarza się, że estymacje są skrajnie małe lub duże; właściciele tych wyborów opowiadają wtedy, dlaczego wskazali daną wielkość i estymacja następuje ponownie. W niektórych przypadkach zbliżoną wartość wypracowuje się w 3-4 kolejkach. Planning Poker bierze pod uwagę zdanie każdego członka zespołu i pozwala ograniczyć błędy.

Podsumowując, do estymacji w podejściu zwinnym można podejść na różne sposoby. Najważniejsze, by robić to świadomie i w razie potrzeby zmieniać techniki.