Wiele projektów realizuje się obecnie w strukturach macierzowych - członkowie zespołów dzielą swój czas pomiędzy pracę operacyjną oraz projektową, co stosunkowo często prowadzi do kłopotów z zarządzaniem współdzielonymi zasobami. Aby móc uporządkować ten istotny temat, należy zacząć od struktury zespołu, czyli jasnego podziału ról i obowiązków w projekcie. Dzisiaj opowiemy jak do tego zagadnienia podchodzi metodyka PRINCE2®.
Udostępnij!
PRINCE2® wyróżnia trzy główne poziomy ról:
- Kierownictwo organizacji, programu lub klienta
- Zespół zarządzania projektem
- Członków zespołu projektowego
W przypadku kierownictwa organizacji, programu lub klienta, trzeba pamiętać o tym, że w każdej firmie istnieje zarząd, strategia, wizja, czy misja. Projekt musi być z nimi zgodny. Realizacji strategii i wizji pilnują osoby zarządzające firmą lub większym portfelem projektów.
Na poziomie środkowym znajduje się zespół zarządzania projektem. Składają się na niego role, które mogą być łączone przez jedną osobę; opcjonalnie, kilka osób może też pełnić jedną.
Przyjrzyjmy się podstawowym zadaniom każdej z ról tworzących strukturę zespołu:
Przewodniczący
Jest właścicielem biznesowym projektu – często nazywa się go sponsorem. Odpowiada za finansowanie i do niego należą ostateczne decyzje. Finansując projekt, jednocześnie ponosi ryzyko biznesowe, jest więc odpowiedzialny za sukces lub porażkę. Metodyka PRINCE2® rekomenduje, aby tę rolę pełniła jedna osoba.
Główny Użytkownik
Tę rolę w PRINCE2® często pełni kilka osób będących przedstawicielami użytkowników. Dzięki głównemu użytkownikowi, wiemy jakie rozwiązania musimy dostarczyć, aby pozostali użytkownicy zachowywali się w pożądany sposób, a potrzeby biznesowe sponsora zostały zrealizowane.
Główny Dostawca
Najczęściej pochodzi ze środowiska dostawcy. W świecie IT może to być np. architekt oprogramowania, w świecie produkcji – kierownik produkcji. W zależności od tego, czy projekt jest wewnętrzny, czy zewnętrzny, będzie to nieco inna osoba. W projektach wewnętrznych główny dostawca zna się na związanych z budowaniem rozwiązania kwestiach technologicznych.
Kierownik Projektu
Jest to kolejna rola, którą sprawuje jeden człowiek. Często mówi się, że kierownik projektu odpowiada za wszystko; w rzeczywistości zarządza projektem w ramach zasad uzgodnionych z komitetem sterującym.
Kierownik Zespołu
Często jest ich kilku. Zajmują się koordynacją odpowiedzialnych za poszczególne zadania zespołów specjalistycznych.
Wsparcie Projektu
To rola związana ze wsparciem administracyjnym, chodzi tu więc o prowadzenie dokumentacji projektowej, czy realizację audytów konfiguracji.
Obsługa Zmian
Jak sama nazwa wskazuje, jest to komórka odpowiedzialna za ocenę i wydawanie zgody na wprowadzanie do projektu poszczególnych zmian.
Nadzór Projektu
Tę rolę często sprawuje cały zespół naraz. Nadzór polega na wsparciu merytorycznym kierownika projektu i kierowników zespołów oraz na bliskim kontakcie z komitetem sterującym. Rola ta jest często nazywana ciałem doradczym.
Trzeci poziom ról to członkowie zespołów, czyli wykonawcy poszczególnych zadań. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby osoby pełniące role związane z zarządzaniem jednocześnie konsultowały realizację. W wielu przypadkach kierownik zespołu jest jednocześnie wykonawcą. Można porównać go do lidera albo brygadzisty, który pracuje razem z zespołem jednocześnie koordynując jego pracę.
Źródło: Podręcznik PRINCE2®