Przygotowanie planu projektu w siedmiu krokach na podstawie podejścia PRINCE2®

Prawdopodobnie większość zajmujących się  zarządzaniem projektami menedżerów zgodzi się z opinią, że podstawą udanego projektu jest plan. Dobrego planu nie da się stworzyć w kilka minut; jego rzetelne przygotowanie wymaga przejścia przez kilka czynności, których realizacja ma zwiększyć szanse na powodzenie projektu. Oto osiem kroków przygotowywania planu według podejścia PRINCE2®.

1.Opis produktu końcowego w metodyce PRINCE2®

Produkt to zaplanowany wynik projektu. Może być przedmiotem fizycznym, ale także usługą,  procesem, modelem, czy  prototypem. Sam opis produktu końcowego w PRINCE2® przygotowuje się właściwie jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Powinien uwzględniać wyobrażenia klienta, często nazywane oczekiwaniami jakościowymi. Oczekiwania jakościowe zamienia się na twarde wskaźniki akceptacji, co wymaga zadania klientowi wielu pytań, a czasem także przeprowadzenia warsztatów bądź procesów modelowania.  Należy ustalić, jakie mierzalne parametry ma spełniać produkt, aby klient go odebrał i za niego zapłacił.

2. Struktura podziału produktu

Struktura podziału produktu ma nas upewnić, że całkowicie rozumiemy zakres projektu. Na szkoleniach często nazywam ją drzewkiem  produktowym. Produkt końcowy zostaje podzielony na mniejsze części, a te na jeszcze mniejsze. Powiedzmy, że naszym produktem końcowym jest biurko. Składa się ono z desek i elementów łączących. Deski z kolei zawierają płyty i okleiny, a elementy łączące śruby, kołki i klej. Dzięki takiemu podejściu do zarządzania projektem ograniczamy ryzyko pominięcia istotnych elementów, które tworzą produkt końcowy.

3. Opisy produktów

Metodyka zarządzania projektami PRINCE2® opiera się o siedem pryncypiów. Jednym z nich jest koncentracja na produktach. Ma ona dawać niemal całkowitą pewność, że dostarczony produkt spełni oczekiwania  klienta. Tworząc strukturę podziału, powinniśmy przygotować również tak zwany opis produktu dla każdego zdefiniowanego elementu struktury. Opis ma zawierać parametry jakościowe. Kontrola jakości każdej pozycji zwiększa prawdopodobieństwo stworzenia właściwego produktu końcowego.

4. Określenie działań w zarządzaniu projektem na podstawie produktów

W tym kroku musimy pomyśleć nie tylko o tym, co zrobić, ale również w jaki sposób. Patrząc na poszczególne elementy, należy zastanowić się, jakie czynności trzeba wykonać, aby elementy te powstały i zostały ze sobą połączone. Czasami używa się do tego narzędzia zwanego WBS – Work Breakdown Structure.

5. Określenie zależności pomiędzy działaniami w zarządzaniu projektem

Określone w poprzednim kroku działania trzeba teraz ułożyć w logiczny ciąg zdarzeń. Pewnych czynności nie da się zrealizować, dopóki nie zostaną skończone inne; rozpoczęcie budowy bez uzyskanego zezwolenia jest niemożliwe. Warto ocenić, które czynności mogą trwać równolegle, a które muszą poczekać na zakończenie pozostałych.

6. Szacowanie zasobów w zarządzaniu projektami

Same produkty nie zajmują zasobów; dzieje się tak przez wykonywanie czynności. Trzy najważniejsze zasoby, które trzeba oszacować w pierwszej kolejności przy zarządzaniu projektem to czas, koszty i zasoby ludzkie. Zasobami jest także dostęp do maszyn, urządzeń, licencji, czy powierzchni – nad nimi również powinno się  zastanowić i oszacować ich użycie.

7. Ułożenie harmonogramu. Schemat Gantta.

Ostatni krok to sporządzenie harmonogramu, a więc realnego planu działania. Powinny znaleźć się w nim czynności, zasoby oraz kamienie milowe. Do wizualnego przedstawienia planu bardzo często używa się wykresu – harmonogramu Gantta.

Przygotowanie planu projektu z prawdziwego zdarzenia według metodyki PRINCE2® może zająć nawet kilka dni. Mimo że odpowiedzialność za to zadanie spoczywa przede wszystkim na kierowniku projektu, w praktyce jednak nigdy nie jest w stanie dobrze go wykonać w pojedynkę. Korzysta więc z pomocy zarówno liderów zespołów pracujących w projekcie, jak i innych interesariuszy. Plan jest podstawą wszelkiego działania w zarządzaniu projektem. Im jest lepszy, tym mniej problemów i niechcianych zmian.