Produkt końcowy w projekcie prowadzonym według PRINCE2®

PRINCE2® to jedna z najbardziej rozpoznawalnych metodyk zarządzania projektami. Powstała w latach sześćdziesiątych XX wieku i przez wiele lat była wykorzystywana do organizacji projektów państwowych w Wielkiej Brytanii. Założenia PRINCE2® opierają się na idei tak zwanego produktu końcowego. Czym jest produkt końcowy, do czego służy i dlaczego ma takie znaczenie? Opowiem o tym w dalszej części tekstu.

Co to jest produkt końcowy?

Słowo „produkt” wielu ludziom kojarzy się z czymś całkowicie materialnym i namacalnym. W ujęciu  metodyki zarządzania projektami PRINCE2® termin ten oznacza wynik projektu, który może być produktem fizycznym (np. samochodem) bądź usługą, procesem, modelem, prototypem, czy rezultatem badań.  W języku metodyki PRINCE2® produkt końcowy nazywa się właśnie wynikiem. Wynik ma wprowadzać zmiany w otoczeniu biznesowym i realizować korzyści biznesowe.

Jak zdefiniować produkt końcowy w zarządzaniu projektami?

Wiem z doświadczenia, że definiowanie projektu końcowego często jest żmudnym procesem, zwłaszcza z klientami, którzy wcześniej nie pracowali projektowo. Nie widzą dużego sensu w pracy warsztatowej i dopracowywaniu szczegółów. Plan projektu opiera się na opisie produktu końcowego, im dokładniejszy więc jest, tym mniejsze ryzyko popełnienia błędów w trakcie zarządzania projektem. Produkt końcowy definiuje się właściwie jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Zazwyczaj klient określa swoje oczekiwania jakościowe. Czym one są? Przedstawmy to na przykładzie producenta mebli, który od czasu do czasu  musi wydrukować trochę ulotek i folderów reklamowych. Udawszy się do drukarni, producent prawdopodobnie nie poda dokładnych parametrów materiałów, tylko skupi się na ich wyglądzie –  tym, czy mają być matowe, śliskie, grube, czy gładkie. Osoba przyjmująca zamówienie będzie starała się na tej podstawie ustalić, co to dokładnie  oznacza, podając producentowi na przykład próbnik papierów. Nieprecyzyjne oczekiwania jakościowe, wyrażone zupełnie niefachowym językiem, zostaną zamienione w twarde wskaźniki definiujące jakość produktu. Efektywne zarządzanie projektami nie może pominąć tego etapu.  Przytoczony przykład wydruku nie był akurat skomplikowany, definiowanie produktu końcowego bywa jednak trudniejsze i zajmuje więcej czasu.

Jakie narzędzia metodyki zarządzania projektami PRINCE2 ® pomagają kontrolować proces wytwarzania produktu końcowego?

Tak jak wcześniej wspomniałam, produkt końcowy jest zdefiniowany jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Poza definicją potrzebujemy jednak również odpowiednich narzędzi, które zagwarantują nam prawidłowy przebieg całości. Takie narzędzia są obecne w metodyce PRINCE2® -pozwalają one mierzyć jakość właściwie na każdym etapie projektu. Najważniejsze z nich to struktura podziału produktu, zapisy jakości i zatwierdzeń oraz kontrola na granicy poszczególnych etapów.

Struktura podziału produktu w zarządzaniu projektem

Często nazywam ją drzewkiem produktowym. Przedstawia ono w formie obrazkowej podział produktu końcowego na elementy, które połączone tworzą ostateczny efekt. Poniżej znajduje się przykład podziału szafy.

Dzięki takiemu podejściu do planowania i realizacji produktu końcowego możemy mieć pewność, że w trakcie zarządzania projektem nie pominiemy żadnego elementu składającego się na produkt końcowy. Dodatkowo, po przygotowaniu opisu każdego z produktów mamy podstawę do kontroli jakości na każdym etapie wytwarzania.

Zapis jakości

Zapis jakości w metodyce PRINCE2® dotyczy wyniku jej kontroli na etapie wytwarzania. Powinien posiadać go każdy element widniejący w strukturze podziału produktu. Liderzy zespołów odpowiedzialnych za wytwarzanie poszczególnych elementów powinni zadbać o to, aby wytworzony przez nich produkt przeszedł kontrolę jakości i otrzymał potwierdzenie, że spełnia zawarte w opisie warunki jakościowe.

Zapis zatwierdzenia

Pierwszy etap kontroli jakości już za nami. Jeżeli produkt spełnia warunki jakościowe, należy go przekazać do odbioru przez klienta. W branży IT często nazywa się ten moment w zarządzaniu projektami testami akceptacyjnymi.  Potwierdzenie przez klienta odbioru produktu jest równoznaczne z zatwierdzeniem jego jakości; często wiąże się to z wystawieniem częściowej faktury.

Raport końcowy etapu.

Dzięki podziałowi projektu na etapy możemy zweryfikować jakość nie tylko produktów, ale również samego procesu prowadzenia i zarządzania projektem. Im lepiej się to robi, tym większa szansa, że produkty będą pojawiać się w odpowiednim czasie i z zachowaniem odpowiedniej jakości.

Jak widać, opis produktu końcowego to właściwie podstawa prawidłowego prowadzenia i efektywnego zarządzania projektami. Trudno bez niego mówić o dobrym planie, czy dobrym podejściu do jakości. Jeżeli zdefiniowanie produktu końcowego na początku sprawia trudności albo okazuje się wręcz niemożliwe, być może zamiast PRINCE2® należy spróbować jakiejś innej metodyki – takiej jak podejście Agile.