Harmonogramowanie w programie MS Project można zdefiniować jako proces planowania projektu, na który składają się następujące etapy:

• Określenie daty rozpoczęcia lub zakończenia projektu (projekt prowadzony od daty rozpoczęcia bądź do daty zakończenia),
• Zdefiniowanie kalendarza dla projektu, zasobów i w razie potrzeby dla zadań,
• Wprowadzenie uporządkowanej listy zadań do wykonania w określonym czasie,
• Połączenie zadań odpowiednimi relacjami, które definiują kolejność ich wykonywania,
• Umieszczenie w razie potrzeby zwłok, ograniczeń oraz terminów ostatecznych dla zadań,
• Zdefiniowania zasobów potrzebnych do wykonania zadań,
• Przypisanie zasobów do zadań,
• Dodanie, jeżeli zachodzi taka potrzeba kosztów stałych do zadań (niewynikający z użycia zasobów projektowych).

Początkowo nie jest to proces łatwy i intuicyjny. Opanowanie harmonogramowania wymaga poświęcenia dużej ilości czasu na ćwiczenia z funkcjonalnościami w programie. Dla ułatwienie planowania Krzysztof Ostrowski, trener Altkom Akademii, przygotował „zbiór zasad dobrego harmonogramowania”. Jest to wynik wieloletniego doświadczenia praktycznego w budowaniu różnych harmonogramów na potrzeby klientów Altkom Akademii w ramach konsultacji poszkoleniowych jak i pracy z harmonogramami podczas szkoleń z MS Project.

Zasada 1

Określ datę rozpoczęcia lub zakończenia projektu (projekt prowadzony od daty rozpoczęcia bądź do daty zakończenia).

Datę rozpoczęcia lub zakończenia projektu wprowadź na początku planowania harmonogramu, przed wprowadzeniem pierwszego zadania do projektu. Wybierz Karta Projekt -> Grupa Właściwości ->Informacje o projekcie. Data rozpoczęcia pierwszego z zadań będzie zgodna z datą rozpoczęcia projektu. Nie wprowadzaj daty rozpoczęcia projektu poprzez „ręczne” ustawienie daty rozpoczęcia pierwszego z zadań w projekcie!

Zasada 2

Wprowadź uporządkowaną listę zadań do wykonania w określonym czasie trwania.

Nie pozostawiaj pustych wierszy zadań. Efekt przejrzystego harmonogramu możesz uzyskać za pomocą formatowania czcionki. Puste wiersze MS Project będzie traktował jako zadania, które zaburzą logikę harmonogramu (w tym ścieżkę krytyczną).

Zasada 3

Zdefiniuj kalendarz dla projektu, zasobów i w razie potrzeby, dla zadań.

Kalendarz dla projektu trzeba utworzyć przed zdefiniowaniem zasobów typu praca w projekcie: Karta Projekt -> Grupa Właściwości -> Zmień Czas Pracy. Dzięki temu na arkuszu zasobów w momencie wprowadzania zasobów typu praca z automatu będzie im przypisany kalendarz zgodny z kalendarzem projektu. W razie potrzeby można go zastąpić specjalnie zdefiniowanym kalendarzem na potrzeby konkretnego zasobu typu praca.

W kalendarzu projektu uwzględnij wszystkie wyjątki od pracy, ewentualne pracujące soboty i niedziele. Z pozoru nieistotne pominięcie okresu świątecznego będzie skutkować zmianą ścieżki krytycznej (wcześniejszym niż faktyczne zakończeniem projektu):

Zasada 4

Połącz zadania odpowiednimi relacjami, które zdefiniują kolejność ich wykonywania.

Wszystkie zadania, prócz pierwszego na danym poziomie konspektu w harmonogramie, powinny mieć swój poprzednik. Większość zadań powinno mieć także powiązane zadania następne (następnik).

Łącz zadania wtedy, kiedy istnieje rzeczywista zależność pomiędzy nimi (stanowią elementy procesu). Połączenie wprowadzone bez potrzeby powoduje, przekłamania na ścieżce krytycznej.

Nie wprowadzamy relacji pomiędzy zadaniami na różnym poziomie konspektu (np. relacji pomiędzy podzadaniem a zadaniem sumarycznym). Zaburza to logikę projektu, wpływa na ścieżkę krytyczną i powoduje często błędy „pętli logicznej”.

Zasada 5

Umieść opóźnienia/zwłoki, ograniczenia oraz terminy ostateczne dla zadań.

Nie wprowadzaj do projektu zadań, które mają na celu zobrazowanie przerwy. Zamiast zadania o nazwie „Przerwa robocza” wprowadź pomiędzy zadaniami relację z odpowiednią zwłoką czasową.  Np. zakończenie-rozpoczęcie (ZR) + 7d.

Każde użycie ograniczenia zadań „musi rozpocząć/zakończyć się” w projekcie powoduje utratę elastyczności harmonogramu oraz może powodować zmianę ścieżki krytycznej. Drobne przesunięcie daty rozpoczęcia projektu lub daty jednego z zadań poprzedzających zadanie z ograniczeniem, może skutkować powstaniem konfliktu w projekcie (zapas czasu będzie ujemny, co oznacza niedobór czasu na realizację zadań w projekcie oraz wpisaniem na ścieżkę krytyczną większości zadań projektu). Używaj ograniczeń tylko wtedy gdy to konieczne, czyli termin rozpoczęcia lub zakończenia zadania nie wynika z relacji ani czasu trwania zadania.

Zasada 6

Nie wpisuj ręcznie czasu rozpoczęcia lub zakończenia zadania.

Daty powinny wynikać z zależności pomiędzy zadaniami w harmonogramie. MS Project, przy ręcznym wprowadzaniu dat, automatycznie nadaje im ograniczenia „rozpocznij nie wcześniej niż” zamiast domyślnego „jak najwcześniej”. Zmiana ta wpływa na ścieżkę krytyczną, elastyczność harmonogramu oraz może powodować konflikty.

Zmiana daty rozpoczęcia projektu powinna skutkować przesunięciem całego projektu w niezmienionej formie. Dobry harmonogram powinien być możliwie elastyczny.

Zasada 7

Przypisz zasoby do zadań.

Nie przypisuj zasobów typu praca, materiał oraz koszt zadaniom sumarycznym oraz kamieniom milowym. W projekcie musisz mieć pełną kontrolę nad wykonaną pracą nad konkretnym zadaniem i kosztami związanymi z tym konkretnym zadaniem. Przypisując zasoby do zadania sumarycznego nie wiemy ile np. kosztowały nas poszczególne podzadania składające się na zadanie sumaryczne.