Codzienna praca to gaszenie pożarów oraz rozwiązywanie problemów. Do tego liczne raporty, raporty do raportów, kwestie „na wczoraj”, analizy, telekonferencje, reklamacje oraz trzymanie rzeczy w przysłowiowej „kupie”.

Pogodzenie zadań menedżerskich tzw. „bieżączką” nie jest proste, ale niezbędne dla zbudowania efektywnego i zmotywowanego zespołu handlowego. W kolejnych odsłonach naszych artykułów zajmiemy się powyższymi kompetencji, zaczynając od tematu przyciągania do firmy utalentowanych osób i zatrudniania tych, którzy profilem najlepiej pasują do charakteru zadań stawianych na danym  stanowisku.

Jak zbudować skuteczny zespół handlowy

W 2017 r. zawód handlowca i telesprzedawcy – znalazły się na liście profesji deficytowych w kilku polskich województwach. Oznacza to, że firmy nie mogą zatrudnić takiej ilości kandydatów, jakiej potrzebują. Również utrzymanie ludzi na stanowisku jest zadaniem coraz trudniejszym, ponieważ na porządku dziennym jest podkupowanie pracowników.

Fakt ten sprawia, że kwestia budowania efektywnego zespołu handlowego spędza sen z powiek wielu szefom sprzedaży, którzy dodatkowo nie czują wystarczającego wsparcia ze strony działów personalnych. Mają również świadomość własnych ograniczeń w umiejętności dotarcia do odpowiednich kandydatów i ich skutecznej selekcji. Zespół jest tak silny jak jego członkowie, więc namierzenie odpowiedniej ilości kandydatów i wybór najlepszych są kluczowe. Skutecznym sposobem jest wypracowanie modelu poszukiwania i zatrudniania talentów, który z działania ad hoc uczyni proces.

Stwórz profil stanowiska – handlowiec

Rekrutowanie bez jasnego profilu stanowiska, to jak pozyskiwanie klientów bez wiedzy, do kogo skierowana jest nasza oferta. To jeden z głównych powodów niskiej skuteczności procesów rekrutacyjnych. Szefowie częściej czują niż wiedzą. Czasem posiłkują się opisem zakresu obowiązków i odpowiedzialności na danym stanowisku. Dokument taki, nie daje jednak odpowiedzi na pytanie, jakimi atrybutami powinien dysponować kandydat, by sprostał wymaganym oczekiwaniom.

Jak stworzyć profil stanowiska? Dobrym punktem wyjścia może być analiza potencjału, którym dysponują najbardziej efektywni sprzedawcy w naszej organizacji. Każda firma jest inna, więc i atrybuty top-handlowców będą się różniły.

Można zacząć od poniższego zestawienia.

• Doświadczenie zawodowe
  • Spójna historia zatrudnienia
  • Poprzednie doświadczenie zawodowe
  • Historia sukcesów
• Dokonania
  • Bezpośrednia odpowiedzialność za wyniki
  • Udokumentowana historia osiągnięć
  • Awanse oraz znaczące projekty dodatkowe, w których kandydat brał udział
  • Osiągnięcia w innych dziedzinach
• Umiejętności
  • Komunikacja
  • Dojrzałość
  • Pozyskiwanie kontaktów i referencji
  • Budowanie relacji
  • Praca z szansami sprzedaży
  • Badanie potrzeb klienta
  • Umiejętność prezentacji
  • Radzenie sobie z zastrzeżeniami
  • Umiejętność negocjacji
  • Zamykanie sprzedaży
  • Upselling i crosselling
  • Tworzenie wielofunkcyjnych zespołów sprzedażowych
  • Zarządzanie relacjami z klientem
• Cechy osobiste
  • Chęć rywalizacji
  • Motywacja i napęd do działania
  • Pozytywne nastawienie
  • Radzenie sobie z odmową
  • Etyka
  • Spójność wewnętrzna
• Wykształcenie
  • Formalna edukacja – poziom i kierunek
  • Dodatkowe kursy, szkolenia
  • Znajomość języków obcych
  • Wymagane certyfikacje

Z listy można wybrać atrybuty istotne z punktu widzenia danego stanowiska i/lub dopisać swoje. Dla uproszczenia warto zawęzić ją do pięciu, najbardziej pożądanych, kompetencji. Dobrym rozwiązaniem jest też nadanie im wag, w zależności od stopnia ważności. To pierwszy krok – soczewka przez którą będziemy oceniali naszych kandydatów w sposób powtarzalny i obiektywny.

Oczywiście można polegać na swoim przeczuciu i doświadczeniu, ale wtedy wpadamy w pułapkę zatrudnienia osoby, która wyda się nam najmilsza, najbardziej sympatyczna i taka, z którą rozmowa upłynie najprzyjemniej. To z pewnością dość istotne kwestie, ale raczej nie kluczowe dla przyszłego sukcesu naszego kandydata.

Stworzenie profilu stanowiska daje nam dwie istotne korzyści . Pierwszą jest możliwość porównywania kandydatów między sobą. Druga korzyść to możliwość efektywnego zarządzania procesem zatrudniania. Co więcej, przy jasno określonym profilu stanowiska łatwiej jest zaangażować do pomocy dział HR.

Nie ustawaj w poszukiwaniu potencjalnych kandydatów

Nigdy nie zapomnę lekcji, którą dał mi kiedyś mój szef. Powiedział „O rekrutacji należy myśleć nieustannie. Jako szef musisz spędzać min. 10% swojego czasu szukając i spotykając się z kandydatami. Nigdy nie wiesz, kiedy będziesz potrzebował nowej osoby.” Dziś słowa te są bardziej aktualne niż kiedykolwiek. O dobrych kandydatów firmy toczą bitwy, a ci kiepscy regularnie zmieniają miejsce zatrudnienia, przysparzając menedżerom pracy i generując koszty.

Są dwa powody zatrudniania ludzi przez firmy: rozwój oraz fluktuacja. Ten pierwszy jest przewidywalny, drugi – zazwyczaj nie. Przy 12-osobowym zespole i rotacji na poziomie (bardzo realnym) 20%, rocznie należy znaleźć i zatrudnić 2-3 osoby. Nie mając tej świadomości, skazujemy się na sytuację, gdzie przez znaczną część roku, kawałek naszego biznesu pozostanie bez realnej opieki.

Cóż więc możemy zrobić? Po pierwsze, należy zawsze mieć pod ręką solidną listę kandydatów. Oto kilka pomysłów jak ją przygotować:

• odwiedzać targi i wystawy – można tam łatwo dotrzeć do wielu handlowców, porozmawiać z nimi i ocenić na żywo ich warsztat i zaangażowanie.
• pytać o rekomendacje od pracowników, klientów czy dostawców.
• wykorzystać media społecznościowe. W wielu branżach obecność na LinkedIn jest już obowiązkiem.

Warto na tym etapie odrobić zadanie domowe, ponieważ dla zrekrutowania jednego handlowca będziemy potrzebowali odpowiedniej ilości potencjalnych kandydatów. Zazwyczaj jest to minimum 20 ofert, spełniających kryteria.

Analizuj CV

Naszym zadaniem tutaj jest odrzucenie kandydatów, których kwalifikacje rozmijają się z naszymi oczekiwaniami. W tym miejscu możemy skorzystać z pomocy działu HR. Aby ten etap był możliwie skuteczny, poza wymaganiami co do kwalifikacji kandydatów, należy zwracać uwagę na znaki ostrzegawcze:

• brakujące informacje w życiorysie (ukryte fakty)
• słaba jakość samego zgłoszenia (świadczy o niedbałości, słabym zainteresowaniu czy automatycznym wysyłaniu ofert przez kandydata)
• częsta zmiana miejsca pracy (nawet w zawodzie handlowca zmiana miejsca zatrudnienia częściej niż co dwa lata to duży znak zapytania)
• zbyt długi okres zatrudnienia na jednym stanowisku (może świadczyć o braku ambicji, celów zawodowych czy też zamiłowaniu do pozostawania w strefie komfortu).

Przeprowadź wywiad telefoniczny

Nie powinien trwać zbyt długo – maksymalnie 15-20 minut. Celem tutaj jest potwierdzenie zainteresowania kandydata oraz zdobycie przekonania, że warto spotkać się z nim osobiście. To jest też moment by zadać kilka pytań, jeżeli cokolwiek w CV kandydata budzi naszą wątpliwość. Na tym etapie należy unikać zbyt długich konwersacji, prezentacji naszej oferty czy też odpowiadać na dogłębne pytania kandydata.

Oczywiście należy docenić zainteresowanie i dociekliwość, ale i grzecznie wyjaśnić że na wszystkie pytania odpowiemy podczas spotkania. Na tym etapie czasem wydaje nam się już że oto znaleźliśmy idealnego kandydata. Nie należy jednak ulegać temu złudzeniu i przedłużać nadmiernie konwersacji z kandydatem. W zamian za to powinniśmy zwrócić uwagę na kilka elementów:

• przygotować dobre pytania a potem słuchać z uwagą odpowiedzi. Nie mówić zbyt wiele, bo uniemożliwi nam to zebranie informacji wystarczających do podjęcia prawidłowiej decyzji co do dalszych kroków z kandydatem
• zwrócić uwagę na to, w jaki sposób kandydat prowadzi rozmowę. Jak potrafi się zaprezentować, w jaki sposób buduje swoją wypowiedź i odpowiada na zadane pytania. Czy w jego głosie da się wyczuć energię i entuzjazm. To szczególnie ważne przy stanowiskach handlowych.
• w dwóch zdaniach zwrócić uwagę kandydata dlaczego dane stanowisko jest interesujące. Dobry kandydat może dziś przebierać w propozycjach i musimy wzbudzić jego ciekawość na tym etapie. (doświadczenia niektórych dyrektorów sprzedaży pokazują że nawet 40% kandydatów nie zjawia się na umówione spotkania!)

Stosuj testy psychometryczne

Jednym z trendów we współczesnej rekrutacji jest wykorzystanie narzędzi psychometrycznych, pozwalających na zdobycie o kandydatach obiektywnej wiedzy, której pozyskanie podczas rozmowy byłoby niemożliwe. Szeroka gama współczesnych narzędzi pozwala badać zarówno kompetencje handlowe, jak i szereg innych, w tym: inteligencja, zdolności poznawcze, umiejętności społeczne, komunikacyjne itd.

Można również zmierzyć poziom zaangażowania a nawet pokazać w wielu perspektywach osobowość kandydata. Trafność testów jest na tyle wysoka, iż wiele firm używa ich jako podstawowego narzędzia rekrutacyjnego. Dają one wynik pozbawiony elementu subiektywizmu, w formie umożliwiającej porównywanie kandydatów.

Poznaj kandydata

Pozwala poznać naszego kandydata oraz zadać pytania, niezbędne dla stwierdzenia czy dana osoba pasuje do profilu stanowiska. Najważniejsze na tym etapie jest przygotowanie się menedżera do spotkania – stworzenie listy pytań, dzięki którym rozmowa będzie efektywna Jest to szczególnie ważne, ponieważ spontanicznie zadawane pytania mogą nie dać nam niezbędnych informacji a także sugerować kandydatowi odpowiedzi.

Najbardziej efektywne pytania odnoszą się do zachowań. Dzięki temu poznajemy jak nasz kandydat pasuje do naszych oczekiwań (profil stanowiska!). Przykładowe pytania, dotyczące zachowań mogą wyglądać następująco:

• „Proszę opowiedzieć o szczególnie trudnej sytuacji podczas prezentacji oferty klientowi”
• „Jak poradził pan sobie w tej sytuacji?”
• „Jaki był efekt pańskich działań?”
• „Jak wykorzystał pan tę sytuację podczas kolejnych prezentacji?”

Słuchając odpowiedzi kandydata, należy zwracać uwagę na poziom szczegółowości i spójność wypowiedzi. Im mniej detali, tym większa szansa, że dana sytuacja nie wydarzyła się w rzeczywistości. Jeśli nasz potencjalny pracownik rysuje tylko ogólny obraz siebie lub „ślizga się” przez zadany temat, powinno być to dla nas żółte światło.

Podejmij decyzję o zatrudnieniu

Na tym etapie powinniśmy zawęzić naszą listę do maksymalnie dwóch osób, które spełniają wszystkie kryteria i najlepiej odpowiadają profilowi stanowiska. Jeżeli nie jesteśmy skazani na podejmowanie decyzji jednoosobowo, w tym momencie powinniśmy przekazać nasz wybór do działu HR, prosząc o sprawdzenie referencji.

Co dalej? Tutaj warto zapytać swoją intuicję. Z kim chcielibyśmy pracować? Kto bardziej pasuje do zespołu i naszych indywidualnych oczekiwań? Możemy sobie na to pozwolić, ponieważ cały proces przeprowadziliśmy obiektywnie i rzetelnie.

W podjęciu decyzji nikt nas nie wyręczy, a gdy już zapadnie klamka, nie zapomnijmy o kilku istotnych na tym etapie elementach:

• złóżmy wybranemu kandydatowi ofertę tak szybko jak to tylko możliwe. Wykonaliśmy kawał pracy i nie chcemy usłyszeć czegoś w stylu „właśnie dziś rano przyjąłem inną ofertę”. Zdarzyło mi się to kiedyś osobiście i pamiętam tę bolesną lekcję do dziś.
• pogratulujmy kandydatowi sukcesu w procesie i podkreślmy osobistą radość z powodu przyszłej (miejmy nadzieję) współpracy
• dajmy kandydatowi jasno określony czas na podjęcie decyzji
• raz jeszcze podkreślmy dlaczego to akurat stanowisko i nasza firma są dla kandydata świetnym miejscem dla jego rozwoju i dalszej kariery.

Zadbaj o onboarding

Ok 20% handlowców nie zostaje w firmie dłużej niż trzy miesiące. Oczywiście w tym okresie nie wnoszą żadnej wartości, generując wyłącznie koszty. Dlaczego tak się dzieje? Powodów jest kilka, ale najważniejszy, o którym wspominają kandydaci, to rozczarowanie nowym miejscem pracy. „Oczekiwałem czegoś innego”, „Zostałem zostawiony sam sobie” czy „Nie wiedziałem co mam robić, jak będzie wyglądał kolejny dzień” to tylko część z komentarzy osób, które odchodzą po (lub podczas) okresu próbnego.

Moje doświadczenia w pracy z klientami pokazują, że jasno określony proces wdrożenia (onboardingu) nowych pracowników jest nawet większą rzadkością niż dobrze opracowany profil stanowiska.

Oczywiście nie zawsze mamy wpływ na to, czy na naszego człowieka będzie czekał nowy samochód służbowy, ale z pewnością będąc w roli szefa możemy zadbać o pozytywne doświadczenia nowoprzyjętego. Oto kilka podpowiedzi:

• pamiętajmy kiedy nowy pracownik pojawi się w biurze (brzmi jak oczywistość, ale zdarzyło mi się wzbudzić zdziwienie pojawieniem się w nowym miejscu pracy)
• zadbajmy o sprawy formalne – umowa o pracę, szkolenie bhp, karta dostępu
• przygotujmy miejsce pracy – komputer, telefon, adres email, dostępy itd.
• przedstawmy nasz nowy nabytek reszcie zespołu i osobom, z którymi będzie współpracować
• przybliżmy firmę, rolę naszego działu oraz omówmy jeszcze raz specyfikę stanowiska, zakres obowiązków i odpowiedzialności, miejsce w strukturze firmy
• zaprezentujmy (przygotowany wcześniej) plan wdrożenia, zawierający terminy, tematy oraz osoby odpowiedzialne za dany obszar. Plan powinien zawierać również jasne oczekiwania wobec pracownika
• czuwajmy nad przebiegiem wdrożenia i regularnie rozmawiajmy z nowym pracownikiem.