Każdy kto pracuje na Microsoft Project wie, że za pomocą tej aplikacji możemy stworzyć harmonogram, śledzić postępy realizacji projektu czy też raportować. Cała ta funkcjonalność jest oparta na pracy lokalnej. Sama aplikacja daje możliwość pracy sieciowej, ale jest ona  bardzo uboga i sprowadza się do dwóch funkcji:

• Wspólna pula zasobów
• Konsolidacja projektów

Wspólna pula zasobów Microsoft Project

Pierwsze rozwiązanie ma jednak wadę. Wszystkie pliki, które mają wspólną pulę są połączone. Jeżeli ktoś edytuje pulę wszyscy inni mają ją zablokowaną. Poza tym nie można dodawać zasobów w pliku korzystającego z puli, gdy źródło jest zamknięte. Jest też bardzo duże ryzyko przypadkowej modyfikacji danych.

Konsolidacja projektów Microsoft Project

W konsolidacji projektów również występują problemy we współpracy sieciowej. Każdy może każdemu modyfikować pliki i bardzo łatwo o niepowołane zmiany. Można oczywiście ustawiać parametr tylko do odczytu, ale nie ma mowy o zaawansowanym zarządzaniu uprawnieniami.

Reszta funkcjonalności sieciowej wygląda bardzo podobnie jak praca w sieci z plikami Excela, czy Worda.

Zarządzanie portfelem projektów

Do tej pory, jeżeli użytkownik chciał zarządzać portfelem projektów, mieć pule zasobów z prawdziwego zdarzenia czy też śledzić realizacje postępu prac wielu projektów zmuszony był zainwestować w rozwiązanie zwane Project Server. Jest to bardzo rozbudowane rozwiązanie umożliwiające użytkownikom pracę grupową, raportowanie, ustawianie różnego poziomu uprawnień itp. Niestety, środowisko to wymaga dość sporych inwestycji w infrastrukturę sieciową, licencje itd. Skutkowało to tym, iż dla większości firm było to rozwiązanie nieosiągalne. Z tego też powodu powstała usługa Project Online, posiadająca większość funkcjonalności Project Servera, ale generująca dużo mniejsze koszty i niewymagająca żadnych inwestycji w infrastrukturę sieciową. Użytkownik płacąc miesięcznie albo rocznie abonament dostaje kompleksową usługę pozwalającą zarządzać projektami.

Usługa Project Online

Usługa Project Online występuje w trzech wersjach:

Project Online Essentials

Reasumując możemy przyjąć, że wersja Project Online Essentials jest to bardzo prosty (czyt. najtańszy) wariant, skierowany do członków zespołów projektowych czy dostawców zewnętrznych. W ramach licencji użytkownicy mogą raportować postępy prac, edytować i udostępniać dokumentację projektową. Nie mogą jednak tworzyć i publikować projektów (nie posiada aplikacji MS Project).

Project Online Professional

Wersja Project Online Professional jest skierowana do kierowników projektów (tu mamy aplikację MS Project), za jej pomocą użytkownicy mogą robić to wszystko co w wariancie  Essentials, a dodatkowo publikować projekty, zarządzać pulą zasobów, czy definiować czynniki strategiczne.

Project Online Premium

Wersja Project Online Premium posiada wszystkie funkcjonalności powyższych licencji i dodatkowo można zarządzać całym portfelem projektów. Możemy podejmować decyzje w oparciu o raporty i zdefiniowane czynniki strategiczne.

Wybór wersji zależy od preferencji pracy projektowej, można mieć cały ich przekrój w jednym zespole.

Rozwiązanie w chmurze

Za pomocą usługi Project Online możemy robić wszystko to, co kiedyś było zarezerwowane tylko dla użytkowników Project Server, w dodatku za ułamek ceny wydanych na licencje i infrastrukturę. Jeżeli rozwiązanie nie będzie nas satysfakcjonować możemy w każdej chwili zrezygnować. Ważne jest to, że cała konfiguracja techniczna jest po stronie Microsoftu, my tylko musimy skonfigurować nasze środowisko software’owe, potworzyć witryny, stworzyć pule zasobów, nadać uprawnienia itp. Dzięki temu, że rozwiązanie działa w chmurze, jest szansą dla firm, które pracują nad wieloma projektami naraz, a nie mają zasobów na stworzenie całego środowiska.

Szczegółowy przekrój funkcjonalności opiszę w kolejnym artykule.