Prawidłowe zarządzanie zakresem projektu wymaga zrozumienia różnicy pomiędzy zakresem produktu (wymagane cechy, funkcje, jakość) a zakresem projektu (praca do wykonania). Typowymi problemami napotykanymi przy definiowaniu zakresu są m.in.:

• brak osób odpowiedzialnych za cel, sens,uzasadnienie biznesowe
• brak osób odpowiedzialnych za postawienie wymagań
• brak celu projektu
• brak procedur
• mała ilość czasu – złe planowanie i zarządzanie

Lekarstwem na powyższe problemy jest prawidłowa analiza interesariuszy, a w szczególności:

• główny użytkownik: odpowiedzialny za definiowanie pożądanego rezultatu i zakresu projektu
• główny dostawca: odpowiedzialny za realność, spójność i kompletność wymagań

Aby poprawnie określić to, co faktycznie ma być dostarczone, posługujemy się techniką planowania opartego na produktach (pochodzącą z metodyki zarządzania projektami PRINCE2®).

Technika ta składa się z następujących kroków:

1. Sporządzanie opisu produktu końcowego projektu
2. Tworzenie struktury podziału produktów
3. Tworzenie opisów produktów
4. Tworzenie diagramu następstwa produktów