Ustal priorytety, by skupić uwagę i zmniejszyć wpływ rozpraszaczy.

Zespół musi wiedzieć, jakie są priorytety – zweryfikuj dostępne informacje i ustal trzy najważniejsze. Jeśli kierujesz dużym zespołem, top 3 powinno obejmować priorytety  dla  ogółu (na tej podstawie każdy indywidualnie określi własne najpilniejsze zadania). Jeżeli Twój zespół jest mniejszy ( albo masz trochę więcej czasu), zastanów się chwilę i wyznacz top 3 dla każdej osoby. WAŻNE: Myśl o priorytetach w najwyżej dwutygodniowym horyzoncie. Sytuacja jest dynamiczna i będzie się zmieniać.

Narzędzia organizacji pracy: Trello (tablica Kanban), Nozbe, Microsoft To Do

Efektywna komunikacja mailowa i na komunikatorach.

Drugim kluczowym wyzwaniem w kontekście pracy zdalnej będzie utrzymanie dobrego poziomu komunikacji. Z doświadczenia wiemy, że nie zawsze udaje się to w normalnych warunkach, czego więc można spodziewać się teraz? By uniknąć zatorów, warto zadbać o narzędzia wspierające przepływ informacji tu i teraz w formie czatu oraz o umiejętność sprawnego komunikowania się za pomocą wiadomości pisanych. O tym więcej poczytasz TUTAJ (https://generatorpomyslow.pl/blog/efektywna-komunikacja-mailowa-7c/)

Narzędzia komunikacji: Microsoft Teams, Slack

Rytuały, zwyczaje i nawyki wspierające organizację pracy.

Trzecie wyzwanie to motywacja do działania. Szczególnie w nowej, kryzysowej sytuacji, kiedy informacje są niepełne, nie możemy oczekiwać, że każdy z nas będzie działał na 100% swoich możliwości. Jako menedżer sam pewnie miewasz chwile zwątpienia i łapiesz się na robieniu czegoś co, ujmując delikatnie, nie jest w obecnej chwili kluczowe? Jeśli jednak sytuacja skłania Cię wręcz do wyciskania ostatnich potów i pracy na zwiększonych obrotach, dobrze abyś przyjął, że członkowie zespołu mogą mieć inny system wartości i problemy z zebraniem energii do działania. Żeby sobie z tym poradzić zaplanuj stałe punkty dnia i/lub tygodnia, które będą nadawały rytm codziennej pracy.

Stałe punkty sprzyjają ogólnej produktywności i motywują do działania (zarówno w kontekście dążenia do celu jak i unikania problemów). Można je porównać do pozwalających się odnaleźć pomiędzy poszczególnymi punktami latarni morskich. O ile w standardowym trybie pracy nie doceniamy szczególnie ich obecności, o tyle przy pracy zdalnej stają się kluczowe; zupełnie jak niezauważane w ciągu dnia i niezbędne nocą latarnie morskie. Jakie są sprawdzone pomysły na takie rytuały i zwyczaje?

Spotkanie codzienne (daily) –z dużym powodzeniem  stosowane przez zespoły pracujące zwinnie (agile’owo). Spotkanie zwykle odbywa się rano, jest umownym początkiem dnia pracy i trwa do 15 minut. Każdy odpowiada na trzy pytania:

• Co zrobiłem wczoraj (max 2-3 kluczowe zadania)
• Co planuję zrobić dzisiaj ( taka sama liczba)
• Czego potrzebuję (wsparcia, informacji, pomocy?)

Sprawdzanie maili tylko w określonych porach – Przy pracy zdalnej szczególnie bolesne są rozpraszacze uwagi.  Kiedy włożymy już wysiłek w rozpoczęcie zadania i po 10 minutach ktoś dzwoni, pisze albo inaczej zawraca nam głowę, cała zebrana energia idzie z dymem. Aby temu przeciwdziałać,warto wprowadzić zwyczaj sprawdzania maila w określonych momentach – np. o określonych godzinach.  Łatwiej nam wtedy planować własną pracę; wiemy też kiedy możemy spodziewać się odpowiedzi na pilne wiadomości.

• Wersja minimum: Sprawdzamy maila w połowie dnia i pod koniec pracy ( Rano chcemy się zajmować ważnymi rzeczami)
• Wersja max: Mniej więcej co półtorej godziny o równych porach (częstsze sprawdzanie wiadomości generuje duże obciążenie dla naszej samodyscypliny i systemu skupiania uwagi)

Spotkania czy webinary informacyjne?

Szczególnie w kontekście sytuacji kryzysowych dezinformacja jest przyczyną największych problemów. Tygodniowy status z informacją gdzie jesteśmy jako zespół, co jeszcze przed nami i czego się spodziewać w najbliższym czasie zdecydowanie pomoże złapać grunt pod nogami. Mobilizacja do działania będzie jeszcze większa, gdy jako zespół będziemy realizować z sukcesem nasze założenia (zadania i deklaracje ze spotkań codziennych).

Narzędzia: Microsoft Teams, WebEx, Eyeson (https://www.eyeson.com/)