MS Access niesłusznie zyskał złą sławę programu skomplikowanego, przeznaczonego tylko dla specjalistów. Ta niesprawiedliwa moim zdaniem opinia, stała się powodem jego omijania lub rzadkiego używania przez początkujących.
Udostępnij!
Ten artykuł, to mały krok w kierunku zmiany tej tezy. Zademonstruję jeden element programu, który jest łatwy do zastosowania, może być użyteczny dla niemal każdego i jednocześnie pozwoli przyspieszyć pracę. Mowa o temacie automatyzacji tworzenia raportów w postaci pliku MS Excel.
Utworzenie kwerendy
W pierwszym etapie tworzymy kwerendę wybierającą tę, która zawiera dane przeznaczone do eksportu do Excel-a.
Utworzenie makra:
Następnie tworzymy makro:
Pokaż wszystkie akcje
Zawsze tworząc nowe makro należy pamiętać o włączeniu podglądu na wszystkie dostępne akcje:
Akcja ImportEksportArkuszaKalkulacyjnego
Wybieramy odpowiednią akcję:
Dane dotyczące importu
Uzupełniamy dane. Wystarczy wskazać, że chodzi nam o import i uzupełnić kilka dodatkowych informacji:
- Typ transportu: wybieramy w którą stronę będą przesyłane dane
- Typ arkusza: wersja pliku do jakiej Eksportujemy
- Nazwa tabeli: nazwa tabeli lub kwerendy, którą chcemy eksportować
- Nazwa pliku: Pełna ścieżka, gdzie po zakończeniu ma się pojawić nasz plik
- Nazwy pól: Czy eksportować nagłówki kolumn
- Zakres: Można pozostawić pusty lub wpisać jak nazywać ma się arkusz z eksportowanymi danymi
Automatyzacja czynności
W ten oto sposób w zaledwie kilka minut stworzymy przydatne narzędzie, które może przyspieszyć mozolny proces tworzenia powtarzalnych raportów. Makro takie może oczywiście zawierać więcej akcji i tym samym jeszcze bardziej przyspieszyć pracę. Decydując się na zastosowanie odrobiny kodu w języku VBA, możemy nawet całkowicie zautomatyzować proces uruchamiania takiego makra o zadanej godzinie każdego dnia, co uwolni nas od udręki pamiętania o wykonaniu tych wszystkich powtarzalnych czynności.
Firmy decydujące się na wykorzystanie pakietu Office w wersji 365 zawierającej MS Access w standardzie, powinny sięgnąć po ogromne możliwości drzemiące w MS Access. W ten sposób odciążą swoich pracowników od mozolnego raportowania, pozostawiając im więcej czasu na bardziej kreatywne metody wspierania działalności firmy.