Szkolenia Altkom AkademiaAltkom Akademia - Zobaczyć więcej

Blog: Biurowe narzedzia informatyczne

MS Access – łatwiejszy niż myślisz

MS Access – łatwiejszy niż myślisz
  • 1 174 views

MS Access niesłusznie zyskał złą sławę programu skomplikowanego, przeznaczonego tylko dla specjalistów. Ta niesprawiedliwa moim zdaniem opinia, stała się powodem jego omijania lub rzadkiego używania przez początkujących.

Ten artykuł, to mały krok w kierunku zmiany tej tezy. Zademonstruję jeden element programu, który jest łatwy do zastosowania, może być użyteczny dla niemal każdego i jednocześnie pozwoli przyspieszyć pracę. Mowa o temacie automatyzacji tworzenia raportów w postaci pliku MS Excel.

 

Utworzenie kwerendy

W pierwszym etapie tworzymy kwerendę wybierającą tę, która zawiera dane przeznaczone do eksportu do Excel-a.

MS Access - Wybór danych przeznaczonych do eksportu

 

Utworzenie makra:

Następnie tworzymy makro:

MS Access - tworzenie makra

 

Pokaż wszystkie akcje

Zawsze tworząc nowe makro należy pamiętać o włączeniu podglądu na wszystkie dostępne akcje:

MS Access - Włączenie opcji 'Pokaż wszystkie akcje'

 

Akcja ImportEksportArkuszaKalkulacyjnego

Wybieramy odpowiednią akcję:

MS Access - Wybór akcji 'ImportEksportArkuszaKalkulacyjnego'

 

Dane dotyczące importu

Uzupełniamy dane. Wystarczy wskazać, że chodzi nam o import i uzupełnić kilka dodatkowych informacji:

  • Typ transportu: wybieramy w którą stronę będą przesyłane dane
  • Typ arkusza: wersja pliku do jakiej Eksportujemy
  • Nazwa tabeli: nazwa tabeli lub kwerendy, którą chcemy eksportować
  • Nazwa pliku: Pełna ścieżka, gdzie po zakończeniu ma się pojawić nasz plik
  • Nazwy pól: Czy eksportować nagłówki kolumn
  • Zakres: Można pozostawić pusty lub wpisać jak nazywać ma się arkusz z eksportowanymi danymi

MS Access - Okno z danymi dotyczącymi ImportEksportArkuszaKalkulacyjnego

 

Automatyzacja czynności

W ten oto sposób w zaledwie kilka minut stworzymy przydatne narzędzie, które może przyspieszyć mozolny proces tworzenia powtarzalnych raportów. Makro takie może oczywiście zawierać więcej akcji i tym samym jeszcze bardziej przyspieszyć pracę. Decydując się na zastosowanie odrobiny kodu w języku VBA, możemy nawet całkowicie zautomatyzować proces uruchamiania takiego makra o zadanej godzinie każdego dnia, co uwolni nas od udręki pamiętania o wykonaniu tych wszystkich powtarzalnych czynności.

Firmy decydujące  się na wykorzystanie pakietu Office w wersji 365 zawierającej MS Access w standardzie, powinny  sięgnąć po ogromne możliwości drzemiące w MS Access. W ten sposób odciążą swoich pracowników od mozolnego raportowania, pozostawiając im więcej czasu na bardziej kreatywne metody wspierania działalności firmy.

DOFINANSOWANIE KFS SPRAWDŹ