Szkolenia Altkom AkademiaAltkom Akademia - Zobaczyć więcej
Lider w procesie budowania zespołu
  • 580 views

Największym wyzwaniem dla lidera jest jego zespół – zbudowanie go, rozwijanie i odpowiedzialność za efektywność pracy.

Zespół to grupa osób, charakteryzujących się różnorodną wiedzą i różnymi umiejętnościami oraz pracujących nad wspólnym celem według określonych zasad. Dobrym przykładem ilustrującym tę definicję jest zespół operacyjny: chirurg, anestezjolog, pielęgniarki. Każda osoba ma jasno zdefiniowaną rolę, każda odpowiada za inne elementy układanki, ale wszystkie realizują wspólny i jasno określony cel.

Jednym z bardziej znanych modeli opisujących sposób powstania zespołu, jest model Tuckmana.

Określa on cztery fazy rozwoju zespołu:

Model ten może pomóc w rozpoznaniu etapu rozwoju na jakim znajduje się zespół oraz w zrozumieniu zachowań jego poszczególnych członków. Świadomość Lidera, że zespół pracujących ze sobą osób posiada własną, podlegającą zmianom dynamikę, jest bardzo istotna z punktu widzenia efektywności pracy zespołu.

Fazy powstawania zespołu
1.
Faza orientacji – czyli moment powołania zespołu. Pracownicy orientują się w nowej rzeczywistości w jakiej będą współpracowali, podchodzą z rezerwą do siebie nawzajem, do Lidera jak i do samego celu, dla którego zespół został stworzony. W tej fazie często tworzą się „sojusze”, 2-3 osobowe grupy, którym lepiej się ze sobą przebywa i rozmawia.

Członkowie zespołu mogą odczuwać wątpliwości, a nawet lęk o przyszłość swojej roli
w zespole. Często padają pytania: Kim będą inni członkowie zespołu? Jakie panują zasady? Kim jest Lider?

Jaka jest rola Lidera w tej Fazie? Najważniejsza jest świadomość tej fazy- to z niej wynikają działania mające na celu zbudowanie poczucia bezpieczeństwa u uczestników grupy. Zdefiniowanie siebie jako lidera powinno nastąpić poprzez zapewnienie jasnej struktury, podziału zdań i zakresu odpowiedzialności, a także stworzenie zasad współpracy, określenie oczekiwań oraz wyrażenie wiary w możliwości zespołu. Bardzo ważne jest by kierownik zrozumiał potrzebę dystansu i przebywania w mniejszych grupach oraz respektował początkowy opór.

2.
Faza konfliktu – Pierwsze próby sił. Czyli, jeśli myślisz, że twój zespół już jest „ na prostej”…
W tej fazie prawdopodobne jest kwestionowanie ról czy pojawienie się nowych pomysłów na zarządzanie i panujące zasady. Pracownicy mogą chcieć sprawdzić granice wyznaczone przez lidera i przez siebie nawzajem. Niektóre konflikty pozostaną utajone, bez wyrażenia ich oficjalnie. Część członków zespołu spróbuje zmienić swoje role, wyłonią się także antagonistyczne wobec siebie podgrupy.

Jaka jest rola Lidera w tej fazie? Uwaga! Sztorm! Jest to bardzo istotny moment dla Lidera. Większość energii zespołu zużywa się na wewnętrzne tarcia niż na efektywną pracę. Istotne w zachowaniach Lidera będzie wspieranie zespołu, by jak najszybciej przeszedł przez tę fazę.

Aby osiągnąć ten cel warto uznawać i ujawniać różnice zdań, modelować konstruktywne formy rozwiązywania konfliktu, na bieżąco udzielać właściwego feedbacku oraz organizować dyskusje wokół spraw dotyczących zespołu *(jeżeli lider nie jest stroną konfliktu, dobrym pomysłem jest zaproszenie moderatora zewnętrznego, którym może być coach albo facylitator).

Na tym etapie najpewniej pojawią się oczekiwania, a nawet pretensje wobec Lidera. Warto pamiętać, że wynikają one z fazy procesu grupowego. Dlatego nie uciekaj w swoje zadania! Bądź dostępny a swoim zachowaniem wpływaj na atmosferę otwartą do dyskusji. Podczas rozmów z zespołem odnoś się do ustalonych reguł współpracy i sprawdź czy i jak warto je zmienić. Podczas rozmów precyzuj, dopytuj, urealniaj, parafrazuj. Przetrwaj sztorm!

3.
Faza organizacji – faza ta jest właściwie kontynuacją poprzedniej … Czyli cisza po burzy. Pojawiają się w niej uczucia ulgi i zadowolenia z tego, że można swobodnie powiedzieć co mi się podoba, a co nie. Następuje aktualizacja podziału ról względem zadań, znormalizowanie zachowań w sytuacjach trudnych i rewizja innych zasad oraz ich spisanie. Grupa dochodzi do konsensusu, zaczyna działać bardziej spójnie.

Jaka jest rola Lidera w tej fazie? Zadaniem Lidera jest przede wszystkim pomoc w ustaleniu i zrewidowaniu norm oraz sformalizowanie ich.

Mniej mów, więcej słuchaj. Motywuj, zachęcaj pracowników do określenia nowych zasad współpracy w zespole. Lider powinien wspierać pracę zespołową, która rodzi się jako spójny mechanizm. Ważne by towarzyszył temu bieżący feedback i czas na otwartą wymianę zdań. Wspieraj grupowe formy podejmowania decyzji.

4.
Faza realizacji – To czas przypływu energii… wszyscy czują się zmotywowani do realizacji postawionych celów, mając poczucie, że sytuacje konfliktowe są możliwe do rozwiązania. Między potrzebami jednostki, interesami grupy, a realizacją zadania panuje równowaga. Grupa dojrzale realizuje powierzone jej zadania, posiada mechanizmy samokontroli, uczy się działać bez bezpośredniej interwencji przełożonego.

Jaka jest rola Lidera w tej fazie? Bądź w kontakcie i nie przeszkadzaj.

Rola Lidera ogranicza się w tym momencie do delegowania zadań, niedyrektywnego monitoringu, obserwacji całego procesu pracy. Bardzo istotną umiejętnością w tej fazie będzie umiejętność bycia nieobecnym, ale otwartym i dostępnym.

Cele
Bez względu na to, na jakim etapie jest zespół, kluczowa jest klarowność postawionych celów. Zanim powołasz, przeorganizujesz lub usprawnisz zespół, doprecyzuj swoje cele. Zrób to w sposób konkretny, prosty ale i szczegółowy.

Cele powinny dotyczyć m.in. takich obszarów jak:

Efektywność / Wydajność – wskaźniki do osiągnięcia w odniesieniu do kosztów, błędu, czasu, poziomu jakości, ilości.
Rozwój – dotyczące kompetencji, struktur organizacyjnych, kwalifikacji.
Współpraca – motywacja do pracy, postawa wobec zadań, jakość komunikacji w zespole.
Jeśli jako Lider, będziesz umiał odpowiedzieć na następujące pytania, możesz być przekonany, że cele masz zdefiniowane:

Co mamy osiągnąć?
Jaki jest termin osiągnięcia celu?
W jaki sposób możemy mierzyć poziom realizacji? (ilościowo, jakościowo)
Jakie możemy wyznaczyć kamienie milowe? I weryfikować etapy realizacji?
Czy posiadamy niezbędne kompetencje do realizacji zadania?
Jeśli nie mamy, to jak je zapewnimy?
Jaka motywacja nam przyświeca, jak rozumiemy swoje role i zakres odpowiedzialności w kontekście realizacji celów?
Role w zespole
Gdy zdefiniujesz sobie te kwestie, możesz podejść do analizy swojego zespołu pod kątem obecnej w nim wiedzy, umiejętności i postaw. Oprócz wiedzy merytorycznej, każdy z nas jest również predystynowany do pełnienia określonych ról w pracy zespołowej.

Sprawdź, jakie zasoby ma twój Zespół. Pamiętaj jednak, że jednym z głównych błędów, przy konstrukcji pracy zespołu, jest oczekiwanie, że wszyscy będą mieli podobne lub te same właściwości.

Zespół powinien być produktywny, po to jest powoływany. Bardzo często nieefektywność zespołów nie wynika z braków kompetencyjnych, ale z braku różnorodności w rolach zespołowych.

Jednym z bardziej znanych podziałów ról grupowych, jest podział ról zespołowych Belbina.

Nawiązując do tej typologii, podział ról kształtuje się następująco (za: M. Gellert, C. Nowak „Zespół”):

Kierownik/moderator – osoba zarządzająca zespołem formalnie. Może również pełnić rolę nieformalnego Lidera. Główna rola to zapewnienie równowagi między celami, ramami czasowymi i zasobami. Deleguje zadania, dba o ich wykonanie, daje kierunek, zarządza przepływem informacji. Po czym poznać, że ta rola jest nieobsadzona? – obserwujemy walki o władzę, tworzenie się klik, brak orientacji.
Realizator/Koordynator – przeważnie nieformalny lider, zastępca Kierownika. To zazwyczaj do niego zwracają się członkowie zespołu z pytaniami w pierwszej kolejności. Sporządza plany działań, dba o czas ich wykonania, nadaje struktury, koncentruje sie na zadaniu. Po czym poznać, że ta rola jest nieobsadzona? – brak planu działania, poczucie „przegadywania problemów” bez ustaleń co do wykonania, niezadowalające wyniki, brak praktycznych rozwiązań na pojawiające się problemy.
Kreatywny Pomysłodawca – reformator, kreatywnie poszukuje nowych rozwiązań, podaje nowe idee, wnosi nowe spojrzenie, oryginalne podejście. Jest zainteresowany ogólnymi problemami i ideami, sprawdza się w ich kreowaniu, ale gorzej w realizacji. Ma dużą energię, charyzmę i potrafi wpływać na innych. Po czym poznać, że ta rola jest nieobsadzona ? – brak siły innowacyjnej, utarte schematy działania wnoszone do nowych sytuacji, brak zapału i radości z pracy u członków zespołu.
Łącznik – PR-owiec zespołu, zarówno wewnętrzny jak i zewnętrzny. Często fizycznie poza zespołem, działa jednak w jego imieniu i interesie. Ma niewyczerpywalne źródło kontaktów wewnątrz i na zewnątrz organizacji, ułatwiając komunikację i zdobycie potrzebnych informacji. Dba o to, jak pracę zespołu postrzegają inni, jest samozwańczym dyplomatą, który troszczy się o jego dobro. Dostarcza niezbędne informacje, wychwutuje ciekawe pomysły i szuka możliwości ich zrealizowania. Po czym poznać, że ta rola jest nie obsadzona? – nikt nie wie co właściwie robi zespół, zły PR zespołu, brak napływu informacji z zewnątrz, dobrych praktyk.
Dusza zespołu – dba o jak najlepszą atmosferę pracy w zespole, lojalny wobec zespołu, wrażliwy na problemy, bardzo pomocny w sytuacji napiętych terminów, zadba o relacje, o dobre nastawienie i samopoczucie innych. Cechuje go empatia, zrozumienie, wsparcie. Po czym poznać, że ta rola jest nieobsadzona? – chłód emocjonalny w zespole, lęk przed otwartym zabraniem głosu na forum, fluktuacja pracowników, wzajemne obwinianie się w momencie porażki, nieprzychylne warunki pracy, destrukcyjna rywalizacja.
Szczegółowy wykonawca – osoba skupiona na detalach, szczegółach; na tym, by projekt został zrealizowany w każdym najdrobniejszym calu; bardzo skrupulatny i sumienny, woli sam wykonać zadanie niż być zależny od innych, bo sam zrobi lepiej. Po czym poznać, że ta rola jest nieobsadzona? – wiele niedokończonych koncepcji, wiele błędów, szczególnie na ostatnich etapach kamieni milowych lub końca projektu, brak zaangażowania w wykonanie stworzonych pomysłów.
Każda z tych ról niesie ze sobą mocne strony jak i ograniczenia. Jeśli ktoś jest naturalnym Kreatywnym pomysłodawcą raczej nie spełni się w powołanym zespole jako Szczegółowy wykonawca. Może nim się stać, ale nie będzie ani precyzyjny ani kreatywny. Jako Koordynator, będzie się sprawdzał w aspekcie zaangażowania i kreatywności,
ale planowanie i kontrola realizacji mogą się okazać jego słabą stroną.

Co ważniejsze, jeśli połączysz teraz ze sobą fazy powstawania zespołu z rolami grupowymi, łatwo można zauważyć powody, występowania danej fazy konfliktu. Trudno będzie „dogadać się” Szczegółowemu Wykonawcy z Kreatywnym Pomysłodawcą – zależy im na dwóch, z goła odmiennych celach. I rolą Lidera jest zarządzać tym procesem.

Każda z tych ról wprowadzi inną wartość, obie są też potrzebne i użyteczne. Ważne, by nie popaść w pułapkę zarządczą, że Ci co są jak ja i działają jak ja, to jedyna słuszna rola.

Podsumowując, by stworzyć efektywny zespół, trzeba przejść z nim jego fazy, ocenić zasoby i możliwości ludzi, nie zapominając o rolach zespołowych.To bardzo mocno rozwijający proces zarówno dla pracowników jak i dla Lidera.

DOFINANSOWANIE KFS SPRAWDŹ