Jak skutecznie kontrolować projekt? Na czym polega zarządzanie projektami?

Dostępne statystyki pokazują, że ponad 80% realizowanych w Polsce projektów przekracza założone na początku czas i budżet. Dowodzi to tego, że menedżerowie wciąż mają spore kłopoty ze skutecznym   prowadzeniem swoich przedsięwzięć i zarządzanie projektami sprawia im pewne problemy. Na  podstawie własnych doświadczeń mogę stwierdzić, że  wielu klientów (właścicieli projektów) zamawia produkt lub usługę oczekując właściwie natychmiastowego działania. Sporo projektów przygotowuje się bez konkretnego planowania, czego konsekwencje zwykle wychodzą na jaw później. Czasami polegają one na sporych rozbieżnościach pomiędzy wyobrażeniami klienta a rzeczywistym wykonaniem. Aby uniknąć niepotrzebnych rozczarowań, warto odpowiedzieć sobie na pytanie jak zarządzać projektami, a następnie postawić na sprawdzone rozwiązania.

Czym właściwie jest projekt? Jak zarządzać projektem?

Mamy ostatnio do czynienia z dużą modą na nazywanie projektami działań, które tak naprawdę nimi nie są, takich jak na przykład działalność operacyjna. Projekt powinien posiadać kilka parametrów jednocześnie. Należą do nich między innymi unikalność, wprowadzanie zmian, multidyscyplinarność, określony czas, wyższy poziom ryzyka oraz specjalne podejście, czyli wybrana metoda zarządzania projektami (najpopularniejsze z nich to tak zwane zarządzanie tradycyjne – np. PRINCE2® –  oraz tak zwane zwinne zarządzanie projektem, czyli Agile). Wyobraźmy sobie firmę tworzącą strony internetowe – każda nowa witryna dla kolejnego klienta może być w takiej firmie traktowana jako osobny projekt, który spełnia wszystkie kluczowe kryteria. Z kolei już seryjna i taśmowa produkcja samochodów zdecydowanie jest działalnością operacyjną.

Dlaczego realizujemy projekty?

Wciąż postępujące zmiany polityczne, prawne i środowiskowe powodują, że chętniej ułatwiamy sobie życie;  zarówno w sferze zawodowej, jak i w prywatnej. W tej sytuacji firmy nieustannie doskonalą swoje usługi i produkty, aby zaspokoić pojawiające się potrzeby. Najwygodniejszą formułą wprowadzania zmian w naszym otoczeniu są właśnie projekty, nic więc dziwnego, że stają się teraz codziennością właściwie wszystkich przedsiębiorstw. Umożliwiające właściwe przeprowadzenie działań zarządzanie projektami staje się obecnie jedną z istotniejszych dziedzin wiedzy. Wybór konkretnej metodyki zarządzania projektem powinien zależeć od specyficznych uwarunkowań i potrzeb.

Dlaczego tak często otrzymujemy coś innego, niż oczekiwaliśmy?

Z moich doświadczeń wynika, że realizujący projekty dostawcy usług lub produktów bardzo często bazują na własnych wyobrażeniach i rzadko analizują realne potrzeby swoich klientów. Rekomenduję  kilkakrotnie zapytać klienta, dlaczego potrzebuje danego rozwiązania, z jakich powodów chce je zamówić i dlaczego niezbędne mają być takie, a nie inne cechy  i  właściwości. Właściciele projektów często definiują swoje potrzeby dość pobieżnie – tylko wnikliwa analiza może pomóc nam w zrozumieniu o co tak naprawdę chodzi. W oparciu o zgromadzone odpowiedzi, należy przygotować podsumowującą najważniejsze informacje kartę projektu i następnie oprzeć na niej zarządzanie zadaniami.

Jak solidne planowanie może pomóc w monitorowaniu projektu?

Jednym z ważniejszych elementów każdego projektu jest solidne planowanie. Często realizuje się je pobieżnie i w pośpiechu, tymczasem to właśnie na tym etapie należy dokładnie przyjrzeć się zakresowi projektu, oszacować czas trwania poszczególnych czynności, przejrzeć wszystkie zasoby i przygotować harmonogram projektu. Bez solidnej podstawy wykonanej na początku projektu bardzo trudno go później monitorować. Brak danych porównawczych często prowadzi do sytuacji, w których nie do końca zdajemy sobie sprawę, że coś idzie nie tak.  O tym, że solidny plan to podstawa mówi się sporo, niestety jednak w praktyce dostawcy rzadko kierują się tą zasadą.

Jak w praktyce monitorować projekty?

Podstawowe monitorowanie projektów opiera się o tak zwane kamienie milowe, które najczęściej są  związane z zakończeniem poszczególnych etapów. Ustalając kamienie milowe, poza produktem powinniśmy kontrolować również czas i koszty. Dobrze sprawdzają się tutaj wszelkiego rodzaju wykresy porównujące pracę wykonaną do zaplanowanej oraz zużytych w tym celu zasobów. Ważne, aby na samym początku – a więc podczas planowania – dopasować właściwe dla nas metody monitorowania, które uporządkują nasze zarządzanie projektem.

Podsumowując – projekt, wraz z kamieniami milowymi i zasobami, można skutecznie monitorować wtedy i tylko wtedy, gdy jest właściwie i szczegółowo zaplanowany.