Blog: Biurowe narzedzia informatyczne

Czas na jesienne porządki w mailach

Czas na jesienne porządki w mailach
  • 660 views

Każdy z nas używając poczty internetowej spotkał się z problemem dużej liczby maili. Możemy oczywiście rozważać, ile to jest "dużo". Dla jednych jest to już kilkaset dla innych kilka tysięcy czy nawet kilkadziesiąt tysięcy.

Udostępnij!

Przykładowa struktura folderów wiadomości w Microsoft Outlook

Pewne jest to, że musimy jakoś w tym się połapać. Fajnie by było – stworzyć sobie foldery i podfoldery segregujące pocztę.

Jak widać na załączanym zdjęciu moja skrzynka podzielona jest na foldery, zgodnie z moimi kryteriami. Każdy może przemyśleć i utworzyć według własnych potrzeb taką strukturę. Najważniejsze tylko, aby w niej się odnaleźć inaczej mija się to z celem.

Starałem się, aby moja struktura była nie tylko odzwierciedleniem najważniejszych zagadnień, które do mnie po przez pocztę internetową trafiają, ale także ze względu na moją dobrą choć niestety krótką pamięć, chciałem, aby nie było tego zbyt dużo.

Po prostu krótka, zwięzła konstrukcja folderów z tematami dla mnie najważniejszymi.

Mamy taką opracowaną strukturę przechowywania maila. No i co dalej? Każdy mail powinien być przez nas – obejrzany i przeniesiony do odpowiedniego folderu. W końcu po to te foldery zrobiliśmy. Już widzę pytanie… Ale jak ręcznie? Za pomocą myszki każdy przenosić???

Odpowiedź jest krótka i zwięzła – oczywiście, że nie!

W praktycznie każdej poczcie, a w szczególności w programie Outlook możemy utworzyć reguły, które automatycznie będą przenosiły nasze widomości do wybranego folderu.

I właśnie w tym artykule chciałbym Państwa wprowadzić w temat budowania reguł w programie MS Outlook.

Reguły znajdziemy na wstędze Narzędzia główne

Tworzenie reguł w Microsoft Outlook

Ich działanie wygląda następująco:

  1. Nowy mail
    W momencie pojawianie się w skrzynce odbiorczej nowego maila reguła startuje.
  2. Start reguły
    Najpierw sprawdzane są warunki, czy dana wiadomość spełnia wszystkie ustawienia reguły.
  3. E-mail spełnia warunki reguły
    Jeśli wszystkie warunki z pkt. 2 zostaną spełnione wykonywane są akcje na tej wiadomości.
  4. Email nie spełnia warunków reguły
    Jeżeli, którykolwiek z warunków nie jest spełniony wówczas, wykonywanie kończy się na ostatnim kroku (pkt. 5)
  5. Koniec reguły
    W każdym przypadku ostatnim krokiem działania reguły jest jej zakończenie

Brzmi poważnie? Spokojnie, w dalszej części omówimy sobie czym są warunki, a czym akcje.

Warunki reguł

Najczęściej wykorzystywanym warunkiem jest sprawdzenie, czy nadawcą wiadomości jest określona osoba oraz czy w treści wiadomości oraz jej nagłówkach (nadawca, temat itp.) znajduje się interesujące nas słowo kluczowe. Istnieje możliwość zdefiniowania, czy oba warunki muszą być spełnione naraz , czy wystarczy tylko jeden

Zobaczmy więc, jak wygląda okno z listą warunków:

Lista dostępnych warunków do tworzenia reguł w Microsoft Outlook

 

Akcje reguł

Akcja jest to czynność, którą ma reguła z wiadomości zrobić. Najczęściej stosowane to „Przenieś do folderu„. Ale są też inne, które prezentuje poniższy zrzut:

Lista dostępnych akcji do tworzenia reguł w Microsoft Outlook

Jeżeli chcieli by Państwo poznać dokładniej zasady budowania reguł i nie tylko reguł w MS Outlook serdecznie zapraszam Państwa na szkolenia