Gdyby istniał jeden wzór na prezentację w programie PowerPoint, życie menagera byłoby łatwiejsze. Niestety, taki wzór nie istnieje. Każde wystąpienie ma swoją specyfikę ze względu na temat, cel i audytorium. Są prezentacje, które można oprzeć tylko na zdjęciach. Są też takie,  które muszą skupić się na treści albo liczbach.

Zadaniem slajdów jest wzmacnianie przekazu. Prezentacja jest dodatkiem do tego co mówisz, a nie na odwrót. W trakcie zbierania materiałów stwórz model odbiorcy. Ułatwi to pracę nad prezentacją. Wybierz takie dane i informacje, które będą dla niego zrozumiałe. Wiedza słuchacza musi być wystarczająca do przyswojenia tematyki.

Wygląd prezentacji powinien odpowiadać jej celowi. Zdefiniuj cel i dopiero przystąp do pracy. Slajdy muszą stanowić całość, być opowieścią przez którą przeprowadzisz słuchaczy. To nie są notatki, mają podkreślać albo obrazować najważniejsze elementy wystąpienia.

Ilustracje

Dobrze dobrane fotografie to łatwy sposób, aby przyciągnąć uwagę i wyróżnić się z tłumu „prezentacji”. To także łatwy sposób, aby zepsuć prezentację. Używaj grafik dobrej jakości i bez znaków wodnych. Jeśli nie masz odpowiednich zdjęć do prezentacji, poszukaj ich w Internecie. Są strony, które udostępniają profesjonalne i amatorskie zdjęcia na zasadach Creative Commons (między innymi creativecommons.org, można ich legalnie używać odpowiednio oznaczając i linkując). Pamiętaj, że brak zdjęcia jest lepszy od słabego zdjęcia. Nie dodawaj ich tylko po to, żeby zapełnić slajd.

Kolory

Tak samo jak fotografie ważne są kolory i tło. Prawidłowo dobrane sprawią, że czcionki będą lepiej widoczne. Dobierz odpowiednio kontrast. Pamiętaj, że nie zawsze masz wpływ na ustawienia rzutnika czy komputera, którego używasz do wyświetlenia prezentacji. Przed wystąpieniem warto skonsultować ze znajomym, czy wszystko jest widoczne i przejrzyste.

Czcionki

W przeciwieństwie do dokumentów w formie papierowej w prezentacjach należy stosować czcionki bez szeryfowe, które na rzutniku słabszej rozdzielczości ciągle pozostaną czytelne. Czcionki: Calibri, Calibri light, Verdana są dobrym wyborem i nie należy poświęcać nadmiernie dużo czasu na poszukiwanie tej najpiękniejszej, gdyż najważniejszym parametrem kroju czcionki jest to czy będzie ona czytelna na słabym rzutniku i/lub z dużej odległości.

Wykresy

Zamiast liczb dodaj wykresy. Dobierz odpowiedni typ wykresu do prezentowanych danych. Wykresy muszą być spójne i przejrzyste, to samo tyczy się diagramów. Nie wrzucaj zdjęć wykresów, tylko przygotuj wykres w Excelu albo bezpośrednio w PowerPoincie. Daj sobie możliwość wyboru kolorów, wielkości, grubości, czcionek. Zadbaj, żeby wykresy były czytelne dla wszystkich, a nie tylko dla ciebie. Nie twórz skomplikowanych konstrukcji z wieloma danymi, liniami trendu czy rozbudowaną legendą.

UNIKAJ:

•    Podawania wielu liczb i danych. Umieść tylko te najważniejsze.
•    Na slajdach nie pisz definicji, wystarczą słowa klucze.
•    Nie dodawaj specjalnych ozdobników i animacji, które sprawią, że prezentacja zmieni się w choinkę.
•    Nie pisz całych wypowiedzi z dużej litery. Jeśli chcesz podkreślić ważne zdanie zastosuj większą czcionkę
•    Intensywnych kolorów tła. Przy 15 slajdzie mogą doprowadzić do bólu głowy i nikt nie będzie się skupiał na treści.
Porady dotyczyły części teoretycznej przygotowań. Kolejnym etapem jest praktyka, czyli wygłoszenie prezentacji.