Blog: Kompetencje menedzerskie i rozwoj osobisty | Zarzadzanie zespolem91 | Zarzadzanie projektami

Jak ustalić odpowiedzialność oraz zakres uprawnień w projekcie, czyli jak sprawnie wykorzystać macierz RACI.

Jak ustalić odpowiedzialność oraz zakres uprawnień w projekcie, czyli jak sprawnie wykorzystać macierz RACI.
  • 77 views

Rozmawiając z wieloma kierownikami projektów oraz odwołując się do własnych doświadczeń,  mogę stwierdzić, że członkowie zespołów bardzo często narzekają na to, że nie do końca wiedzą, kto za co odpowiada, jakie decyzje mogą podejmować samodzielnie, a o jakie zgody powinni zapytać. Nie wiedzą też, jakie zmiany mogą wprowadzać bez wiedzy przedstawiciela klienta.

Takie kłopoty często prowadzą do błędów, wzajemnego niezrozumienia, a w efekcie do spadku motywacji. Pewnie teraz myślisz: „wiem, że tak jest, ale nie do końca mam pomysł jak z tego wybrnąć”. Mam dla Ciebie dobrą wiadomość – z tego tekstu dowiesz się, jak poradzić sobie z podziałem zadań i uprawnień w projekcie za pomocą macierzy RACI. Macierz to jedno z dostępnych narzędzi do porządkowania zakresu odpowiedzialności; moim zdaniem warte uwagi, ponieważ niezwykle precyzyjne.

Co jest największym wyzwaniem w określeniu odpowiedzialności w projekcie?

Jako kierownik projektu możesz mieć kłopot w oddzieleniu od siebie odpowiedzialności za  wykonanie konkretnej czynności i odpowiedzialności za ostateczny wygląd bądź treść. Wyobraź sobie, że przyszedł do Ciebie szef i zlecił Ci przygotowanie raportu dla zarządu. Ustalacie jego zakres i formę, a Ty działasz wykonawczo, czyli np. przygotowujesz prezentację w Power Poincie. Jednak za ostateczny kształt tego raportu odpowiada Twój przełożony, a więc osoba, która delegowała Ci to zadanie.

Podobnie jest w projektach. Bardzo często osoby wykonujące poszczególne zadania nie mają możliwości zatwierdzenia ich ostatecznej treści. Dlatego w procesie zatwierdzania etapu, zadania, czy produktu zawsze bierze udział reprezentant klienta.

Co to jest macierz RACI?

Macierz to zestaw ról i odpowiedzialności w projekcie, który można porównać do mapy. Samo wyrażenie RACI to skrót od angielskich słów Responsible, Accountable, Consult, Inform.

R – Responsible

Jeżeli ktoś ma przypisaną rolę R (odpowiedzialny) oznacza to, że wykonuje dane zadanie. Odpowiada za czas i jakość wykonania. Aby robić to dobrze, taka osoba musi rozumieć swoje zadania oraz sposób sprawdzania jakości. Odpowiedzialność może spoczywać na jednej lub kilku osobach. Zależy to od kierownika projektu. Osoba odpowiedzialna nie jest konsultantem ani nadzorcą; zaangażowane strony zawsze biorą bezpośredni udział w pracy.

A – Accountable

Osoby odpowiedzialne muszą dostarczyć przypisane zadanie bądź produkt w terminie oraz na uzgodnionym poziomie jakości. Muszą podpisać lub zatwierdzić, gdy zadanie, cel czy decyzja są kompletne; dlatego powinny być ostatecznymi decydentami. Najczęściej tego rodzaju odpowiedzialność przypisuje się tylko jednej osobie – zdecydowanie lepiej wybrać konkretne imię i nazwisko niż dział albo nazwę zespołu.

C – Consulted

Najczęściej w działaniach projektowych potrzebujemy pomocy z wielu obszarów w organizacji.  W większości przypadków to osoby ukryte pod literką R będą musiały sięgnąć po wsparcie lub poradę; może się  jednak zdarzyć, że przed podjęciem ostatecznej decyzji również zarządzającym projektem przyda się konsultacja ze specjalistami w danej dziedzinie. Zazwyczaj osoby, z którymi się konsultowano, mają bezpośredni wpływ na wynik działania lub decyzję związaną z zadaniem.

I – Informed

I, czyli wskazane osoby, które powinny zostać poinformowane o decyzjach lub postępach. Mówimy tutaj  o komunikacji jednokierunkowej –  ta grupa ludzi nie wnosi bezpośredniego wkładu w proces podejmowania decyzji.

Jak stworzyć macierz?

Klasyczna macierz jest łatwa do zbudowania. Składa się z dwóch wymiarów, z czego jedna oś oznacza poszczególne osoby w projekcie, a druga – zadania.

ROLA1 ROLA2 ROLA3
Zadanie 1 R A C
Zadanie 2 A R C
Zadanie 3 C R A
Zadanie 4 R I A
Zadanie 5 R I A
Zadanie 6 A I R

W jaki sposób wdrożyć macierz do projektu?

Mimo, że macierz niezwykle łatwo zbudować, należy unikać takich frazesów jak „uczestnictwo w spotkaniach”, czy „odpisywanie na maile”. W macierzy rozpisujemy tylko konkretne zadania. Najlepiej stworzyć ją na warsztatach odbywających się na początku projektu, tak żeby  była to wspólna praca. Kiedy projekt jest podzielony na etapy, najlepiej aktualizować macierz przy planowaniu pracy na kolejne.

Jak już może zauważyłeś, korzystanie z takiego sposobu rozdzielania zadań oraz odpowiedzialności za ich realizację i ostateczny odbiór eliminuje niebezpieczeństwo komunikacyjnego zagubienia i chaosu.  Członkowie zespołu nie powinni dalej mieć wątpliwości z kim mają konsultować dane zadania albo kto ostatecznie ma je od nich odebrać.

 

Justyna Broniecka

Przedsiębiorca, menedżer, trener biznesu. Od prawie 15 lat związana z zarządzaniem projektami. Certyfikowany trener PRINCE2, AGILE PM. Fanka efektywnej komunikacji oraz ciągłej optymalizacji. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aktualne promocje

Sprawdź