Styl pracy w zespole i indywidualne potrzeby

Niektórzy ludzie potrzebują komunikatów wizualnych, inni lepiej zapamiętują słowo pisane lub zapis graficzny. Wzrokowcami jesteśmy wszyscy. Dlatego warto podczas rozmowy uwzględnić różne sposoby komunikowania ważnych treści.

Aby pociągnąć do odpowiedzialności współpracownika i jednocześnie wykazać troskę, warto zapytać, czy woli rozmowę, czy może wiadomość korespondencyjną. To może się okazać niezwykle ważne z uwagi na oszczędność czasu. Jeśli zapraszasz do rozmowy współpracowników, przygotuj i wyślij im zakres tematu, który chcesz omówić, aby mogli się z nim zapoznać przed rozmową. W przeciwnym razie, przekaz może być nieskuteczny, a pamięć ulotna, szczególnie jeśli rozmowa dotyczy bardzo rozległego tematu. Ponadto, jeśli dasz uczestnikom szanse na przygotowanie, możesz i powinieneś oczekiwać zaangażowania w rozmowę.

Jaki masz styl komunikacji?

Czy jeśli masz kłopot ze słuchaniem, to potrafisz zrozumieć innych i sprawić by Cię wysłuchali?

Warto sprawdzić jak prowadzisz spotkania, jak komunikujesz fakty, jakich używasz form wypowiedzi? Zwróćmy tutaj uwagę na dwa ważne aspekty – strukturę tego co mówisz i język, którego używasz.

Niektórzy mają skłonność do opowiadania całego procesu, historii zdarzeń i zależności by wykazać jedną, istotną kwestię. Wypowiedź odzwierciedla ich tok rozumowania i jest bardzo logiczna, ale nie zawsze daje słuchaczom możliwość jasnego spojrzenia na dany problem, ponieważ gubią wątek w połowie wypowiedzi i nie słyszą reszty. Czasem zdarza się odwrotnie chcąc wyjaśnić i przekazać jakąś informację, pomijamy inne elementy i wybieramy wyrwany z kontekstu ważny fragment. Zakładamy jednocześnie, że reszta jest dla słuchaczy oczywista. Tylko czy zawsze?

Język naszej wypowiedzi powinien być dopasowany do odbiorcy. Co to właściwie znaczy?

Zwróć uwagę na to, co jest ważne dla twojego współpracownika bądź szefa i jakim językiem się posługują. Postaraj się ujednolicić siatkę pojęciową, aby nie dochodziło do nieporozumień. Nie obawiaj się zapytać jak rozmówca rozumie twoje słowa. Zachęć do parafrazowania aby być pewnym, że się rozumiecie. Słuchaj uważnie i notuj, a potem dopytuj wtrącając swój punkt widzenia.

Przebij się przez strumień informacji

Czy odnosisz czasem wrażenie, że nie masz siły przebicia w tym co mówisz i w konsekwencji nikt nie pamięta, że coś powiedziałeś?

Jeśli tak jest, warto podkreślić wagę informacji, które chcesz przekazać. Zaznacz, że to co chcesz powiedzieć, jest ważne i pilne. Powiedz to zanim przekażesz informację. Dobrym sposobem jest też powtarzanie i podkreślanie informacji ze wskazaniem celu takiego działania. Na koniec warto zadać pytanie, nakłaniające do potwierdzenia, że zostałeś usłyszany.

Odpowiedzialność za rozmowę leży  po obu stronach

Odpowiedzialność za rozmowę dotyczy obu stron – aby uzyskać odpowiedź przekaż informację w maksymalnie angażujący sposób. Zakończ rozmowę kontraktem – niech obie strony zobowiążą się do terminu, w którym powrócą z odpowiedzią – to sprawi, że informacje mają szanse nie umknąć jeśli Twój rozmówca lub Ty, macie tendencję do zapominania.

Wyrażaj swoje obawy w empatyczny sposób

Jeśli widzisz, że współpracownik ma głowę zaprzątniętą innymi tematami, zapytaj co możesz zrobić by mu w tej sytuacji pomóc. Ustalcie wspólnie jak najlepiej zorganizować rozmowę.

Określ priorytet informacji, który chcesz przekazać i daj rozmówcy możliwość decydowania – wpływu, kiedy i w jakiej formie przeprowadzicie rozmowę, aby nie umknęły wam ważne informacje.

Bądź tolerancyjny

Jeśli podczas rozmowy Ty lub współpracownik oczekujecie ważnego telefonu, warto o to zapytać na początku rozmowy. Jeśli taka sytuacja wydarza się niespodziewanie, warto wykazać zrozumienie i zapytać, czy dana sprawa, która dekoncentruje uczestników rozmowy, nie może poczekać.

Umowa społeczna – czyli zasady podczas spotkań

Są zespoły, które świetnie reagują na podejście jakim jest umowa społeczna, czyli określenie zasad komunikacji w zespole. Umowa dotyczy wszystkich i nikogo nie wyróżnia. Jeśli pojawia się jakiś problem, to odwołujemy się do zasad, jeśli problem tym zasadom się wymyka, zmieniamy bądź uzupełniamy zasady i umowa obowiązuje dalej.

Warto zapamiętać:

• Daj współpracownikom szansę na wypowiedź i potwierdź, że słuchasz z uwagą.
• Przemyśl wdrożenie umowy społecznej podczas spotkań i w ramach współpracy w zespole.
• Zanim powiesz coś istotnego, podkreśl znaczenie swoich słów i decyzji oraz zapytaj, czy przekaz jest zrozumiały.
• Pamiętaj, że współpracownicy, podobnie jak Ty sam, mają przesyt informacji i wiele priorytetów więc bądź tolerancyjny.
• Pytaj i parafrazuj a potem znowu pytaj, bo tylko wtedy będziesz mógł liczyć na odpowiedź.