Szkolenia Altkom AkademiaAltkom Akademia - Zobaczyć więcej

Blog: Zarzadzanie projektami

Dlaczego potrzebujesz pomocy użytkownika w definiowaniu celów projektu?

Dlaczego potrzebujesz pomocy użytkownika w definiowaniu celów projektu?
  • 37 views

Co do zasady, projekt ma wprowadzić zmianę w rzeczywistości biznesowej. Najczęściej potrzeba takiej zmiany jest umotywowana uzasadnieniem biznesowym – firma inwestuje pieniądze w coś, co ma przynieść konkretne korzyści. Każdy projekt powinien brać pod uwagę interesy trzech podstawowych stron, czyli biznesu, użytkownika oraz dostawcy. Jeżeli biznes chce osiągnąć swoje cele, musi spowodować, aby użytkownicy zachowywali się w określony sposób. Żeby to osiągnąć, należy ich spytać, czego potrzebują, tak by przyjęte reakcje były zgodne z dążeniami biznesu. To właśnie dlatego zdefiniowanie potrzeb użytkowników oraz reagowanie na nie często stanowi podstawę sukcesu lub porażki danego projektu.

Kim jest użytkownik?

Użytkownik to każda osoba lub grupa ludzi, która w określonym wymiarze będzie korzystać z danego produktu lub usługi. Przykładowo, gdy myślimy o zwykłym sklepie spożywczym, za jego użytkowników  najczęściej uważamy po prostu klientów. Mniej oczywiste grupy użytkowników to również obsługa, dostawcy, ekipa sprzątająca, czy ochrona. Aby klienci robili zakupy w  danym sklepie, musi w nim być czysto, powinien oferować szeroki asortyment produktów oraz opierać się na profesjonalnej obsłudze.    Jak więc widać, do spełnienia się  celu biznesowego należy zaproponować dogodne warunki dla kilku grup użytkowników.

Jakie są metody definiowania użytkowników?

Przy planowaniu każdej zmiany ważnym elementem jest określenie użytkowników oraz sposobu w jaki mogą wpłynąć na projekt. Można do tego zadania użyć macierzy do analizy interesariuszy. Rozważa się w niej stopień zainteresowania poszczególnych osób wynikiem projektu oraz kto i w jaki sposób ma na niego bezpośredni wpływ. Jest to dobry punkt wyjścia do analizy ryzyka oraz ustalania planu komunikacji w projekcie.

Nie można nie wspomnieć w tym miejscu o modelach UX (user-experience). Pomagają one w budowaniu nowych procesów obsługi poszczególnych grup użytkowników, ale również  poprawiają  istniejące procesy.  Często wykorzystywany model to tzw. persona klienta (klientem są tu różne grupy użytkowników). W marketingu najczęściej stosuje się personę realnego klienta – na przykład sklepu internetowego z zabawkami. Stosując personę podczas modelowania UX, powinniśmy „stworzyć” osobę z działu IT, która będzie utrzymywała sklep online od strony technicznej, a także księgujący poszczególne transakcje dział finansowy.  Łatwo zauważyć, że prawidłowa i holistyczna identyfikacja użytkownika bezpośrednio wpływa na sukces lub porażkę danego projektu.

Jak zaplanować komunikację z użytkownikami?

Realizując macierz interesariuszy, najczęściej od razu przygotowuje się plan komunikacji. W przypadku użytkowników pochodzących z wewnątrz organizacji, zaangażowanie kogoś do projektu zwykle nie stanowi większego problemu. Pewnym wyzwaniem może być natomiast pozyskanie do współpracy przedstawicieli użytkowników zewnętrznych. Najczęściej we własnych szeregach szuka się osób, które mogą najlepiej odzwierciedlić ich potrzeby. W przypadku wspomnianego już sklepu spożywczego  będzie to przedstawiciel działu rozwoju, czy też działu relacji z klientami. Przy sklepie internetowym może to być specjalista od modeli UX.  Zazwyczaj są to, znający modele, potrafiący analizować dane oraz zorientowani  w standardach  rynkowych poszczególnych branż i usług IT eksperci.

Od jakiegoś czasu problemem nie jest dostępność usługi czy produktu, tylko nakłonienie ludzi, aby chcieli z niego korzystać. To z tego powodu system modeli, definiowania i badania użytkowników rozbudowuje  się i udoskonala w ogromnym tempie. Bez rzetelnej analizy potencjalnych i obecnych użytkowników bardzo trudno mówić o sukcesie wprowadzania jakichkolwiek zmian w organizacji.

DOFINANSOWANIE KFS SPRAWDŹ