Blog: Finanse i rachunkowosc | Controlling

Czym jest i do czego służy Controlling?

Czym jest i do czego służy Controlling?
  • 78 views

Czym jest i do czego służy Controlling? Dlaczego warto go stosować i jakie korzyści dla organizacji się z tym wiążą?

Czym jest i do czego służy Controlling?

 

Dlaczego firmy potrzebują Controllingu?

Do przetrwania i rozwoju przedsiębiorstwa nie wystarczą sam zapał i chęć do pracy, zgromadzony kapitał, wykwalifikowana załoga ani nawet świetnie przygotowany i dobrze sprzedający się produkt. Wszystkie te składniki są oczywiście ważne i niezbędne, potrzebują jednak spoiwa, które umieści je we właściwych miejscach i pozwoli dobrze je wykorzystać. Takim spoiwem jest odpowiednie zarządzanie, realizowane m.in. za pomocą controllingu – skoordynowanego procesu planowania, kontroli, kierowania i motywowania, który zapewnia pełną wiedzę na temat działalności firmy, pomaga podejmować decyzje i wspiera osiąganie długoterminowych celów. Współcześnie controlling staje się niemal koniecznością i każda zorientowana na sukces organizacja powinna przynajmniej poważnie rozważyć jego zastosowanie oraz zadbać o właściwy poziom kompetencji swoich kadr. Tak zwana „nowa normalność” związana ze zmianami, które w krajobrazie społeczno-gospodarczym spowodowała pandemia Covid-19, tylko spotęgowała potrzebę użycia związanych z controllingiem narzędzi. Powiedzmy więc o nim kilka słów więcej.

Współczesna rzeczywistość biznesowa to w dużej mierze złożony, skomplikowany system zawierający wiele różnorodnych elementów i zmiennych; istotą controllingu jest zatem holistyczne spojrzenie na potrzeby, właściwości i cele firmy oraz całego jej rynkowego otoczenia. W miejsce nieuporządkowania i chaosu, które pojawiają się przy braku działań koordynujących, controlling wprowadza gromadzenie i wykorzystywanie wszystkich informacji wpływających na ekonomiczne wyniki – informacje te dotyczą zaś wydajności, kosztów produkcji, przychodów i rozchodów, dostępnych aktywów czy stanu zatrudnienia i kapitału ludzkiego. Dzięki zdobytej wiedzy firmy mogą naprawiać bądź eliminować swoje słabości, sprawdzać stan realizacji planów, osiągać wyższą rentowność, doskonalić przewagę konkurencyjną oraz stale podnosić swoją wartość.

Rodzaje, narzędzia i wdrażanie controllingu.

W zależności od dokładnego przedmiotu i obszaru podejmowanych działań wyróżnia się dwa rodzaje controllingu – operacyjny i strategiczny. Controlling operacyjny dotyczy spraw bieżących i krótkookresowych. Jego zadaniem jest zapewnianie firmie odpowiedniego poziomu zysków z koncentracją przede wszystkim na wewnętrznych procesach i wysoką dokładnością ilościowych danych. Inny charakter ma controlling strategiczny. Zajmuje się on przyszłością i działaniami antycypacyjnymi – zabezpieczaniem długofalowych interesów przedsiębiorstwa, wyznaczaniem dalekich celów i wyszukiwaniem czynników, które mogą zagrażać bądź sprzyjać stabilności organizacji. Zadania i wskaźniki, którymi posługuje się controlling strategiczny, są bardziej jakościowe, co wynika z jego ogólniejszego zakresu. Oczywiście w praktyce oba nurty czasami się przenikają i nie zawsze da się wyznaczyć między nimi bardzo precyzyjną granicę, mimo to jednak zarysowany podział zachowuje swoją użyteczność.

Nowoczesny controlling, realizowany m.in. przez menedżerów, opiera się na kilku kluczowych filarach, takich jak wykorzystanie modeli i narzędzi umożliwiających prognozowanie finansowe (tzw. controlling finansowy), podnoszący wydajność pracowników system motywacyjno-premiowy i racjonalne gospodarowanie dostępnymi zasobami. Narzędzia, takie jak Excel albo Power BI, pozwalają przetwarzać, analizować i wizualizować dane oraz tworzyć raporty, które podsumowują zebraną wiedzę i służą jako wytyczne do podejmowania wiążących decyzji. Funkcją systemu motywacyjno-premiowego jest stałe zachęcanie zespołów do bardziej produktywnej pracy poprzez odpowiednio skonstruowane zachęty, takie jak szybsza ścieżka awansu, możliwość otrzymania podwyżki, premie i benefity pozapłacowe, z kolei racjonalne gospodarowanie prowadzi do lepszego wykorzystania posiadanych środków (zarówno finansowych, jak i takich jak czas, wiedza i umiejętności) oraz do oszczędności. W kontekście systemu motywacyjno-premiowego mówi się czasami o controllingu personalnym, w którym najważniejszym czynnikiem jest kapitał ludzki.

Wdrożenie controllingu to proces, który zawsze będzie przebiegał nieco inaczej w zależności od specyfiki poszczególnych firm, ich kultury organizacyjnej, dotychczas stosowanych standardów oraz innych cech swoistych. Aby osiągnąć pomyślne rezultaty, potrzebne jest zaangażowanie zarówno kierownictwa na każdym szczeblu, jak i szeregowych pracowników – z dużą pomocą przychodzą tutaj szkolenia, które umożliwiają zdobycie potrzebnej wiedzy i ułatwiają zaadaptowanie organizacji do nowych warunków, często dobrym wyborem okaże się również skorzystanie ze wsparcia zewnętrznych specjalistów. Każdy etap wdrożenia controllingu opiera się na konkretnych czynnościach – na początku należy przeanalizować potencjał firmy i ustalić spójną strategię, następnie przychodzi pora na reorganizację struktury, nowy podział zadań i wyznaczenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych działów, wreszcie następuje powołanie specjalnej komórki controllingu i zaakceptowanie jej przez zarząd. Od tego momentu controlling jest już stałym elementem firmowej polityki i może działać na rzecz całej organizacji.

Postaw na rozwój, postaw na Controlling.

W ramach wprowadzenia dla osób, które nie miały jeszcze okazji zetknąć się z controllingiem, naszkicowaliśmy tutaj podstawowe zagadnienia, które go dotyczą. Dalsze poszukiwania, zgłębianie wiedzy i zdobywanie praktycznych umiejętności z tego zakresu wymagają już nieco więcej pracy. Znakomitą okazją do podjęcia takiego wysiłku, szczególnie dla kadry menedżerskiej, są profesjonalne szkolenia z controllingu prowadzone przez doświadczonego i kompetentnego trenerem, który krok po kroku przybliży wszystkie istotne kwestie. Serdecznie zapraszamy – controlling może przynieść naprawdę świetne efekty, warto zatem lepiej się z nim zapoznać.