Coraz większa liczba organizacji to miejsca, w których równolegle realizowane są procesy działalności operacyjnej wraz z nieograniczoną liczbą projektów. W takim przypadku bardzo często w tych organizacjach występują poniższe czynniki mające wpływ na ich konkurencyjność na rynku:

• wysoka stopa porażek projektów – klient wiele traci,
• brak stosowania dobrych praktyk – klienci robią projekty z „marszu”,
• nieskuteczne planowanie zasobów ludzkich na potrzeby projektów – raz za dużo pracy, innym razem nic,
• brak kontroli nad portfelem projektów – nikt nic nie wie,
• brak jednolitych standardów działania.

W wielu organizacjach odpowiedzią na taką sytuację jest wyodrębnienie procesów związanych z zarządzaniem projektami z działalności organizacji oraz utworzenie Biura Zarządzania Projektami. Takie Biuro to wyodrębniona jednostka organizacyjna, utworzona z reguły na stałe lub na czas określony na potrzeby jakiegoś dużego projektu, która realizuje zadania (procesy) nastawione na wspieranie zespołów projektowych, odpowiadających za określony portfel projektów. Według Gartner Group do zadań takiej komórki może należeć pięć podstawowych zadań:

• zapewnienie jednolitej metodologii w projektach – wszelkie procedury i narzędzia,
• planowanie i kontrola zasobów,
• planowanie pracy w oparciu o doświadczenia ze zrealizowanych projektów,
• zarządzanie projektem,
• raportowanie i ocena efektywności, co pozwala na weryfikację założeń projektu, osiąganych celów.

Wdrożenie BZP opłaca się, ponieważ jak pokazują badania (PMI), pierwsze efekty przynosi już nawet po 3 miesiącach od wdrożenia – są to np. skuteczniejszy obieg informacji i dostarczanie podstawowych informacji dla decyzji w organizacji. Do korzyści zaliczyć można[nbsp] skuteczność i precyzję tworzenia harmonogramu, planowanie kosztów, czy ogólny wskaźnik sukcesu projektów narastają w miarę upływu czasu funkcjonowania biura. Niestety wdrożenie Biur Zarządzania Projektami to inwestycja długoterminowa i wiele z nich zostaje rozwiązanych przed okresem potrzebnym na pełny rozwój – głównie przez brak cierpliwości w oczekiwaniu na wyniki.

W kwestii tworzenia Biur Zarządzania Projektami Altkom Akademia oferuje następujące usługi:

• analiza i ocena stanu obecnego, struktury organizacyjnej klienta, procesów zarzadzania projektami
• pomoc w opracowaniu Uzasadnienia Biznesowego dla BZP – wykazanie, że BZP dostarcza wartość organizacji,
• dobór modelu BZP, dostosowanie go do wielkości organizacji/liczby projektów i programów w portfelu, zdefiniowanie jego zadań,
• opracowanie standardów/metodyk zarządzania projektami dla klienta,
• narzędzia dla BZP (informatyczne, standardy, metodyki).