Zespół projektowy jest żywym organizmem i jak każdy żywy organizm, jest narażony na działanie różnych czynników zewnętrznych i wewnętrznych wpływających na jego efektywność.

Joanna Szulc-Sobczyk, trener biznesu Altkom Akademii, opracowała listę 9 czynników wpływających na pracę zespołu:

1. Cele i misja – każdy członek zespołu powinien znać i rozumieć cele projektu. Cele powinny być osiągalne. Każdy członek zespołu powinien wiedzieć jakie są jego zadania i rola w ich realizacji.
2. Strategia i sposoby osiągania celów – wszyscy członkowie zespołu mają wiedzę na temat sposobów i dostępnych metod osiągnięcia celów.
3. Polityka firmy – członkowie zespołu wiedzą za co ponoszą odpowiedzialność . Znają ścieżkę podejmowania decyzji i respektują ją. Mają poczucie, że firma docenia ich rolę w realizacji projektu, wspiera i daje możliwość rozwoju.
4. Lider i przywództwo – lider kieruje projektem w sposób, który pozwoli każdemu członkowi zespołu na swobodną pracę. Zapewnia zespołowi odpowiednią wiedzę i środki do realizacji celów.
5. Współpraca – wspólny cel jest najważniejszy dla zespołu. Członkowie zespołu wspierają się i uzupełniają kompetencjami. Są otwarci na uwagi. Zespół tworzy całość i razem, świadomie realizuje cel.
6. Elastyczność i sposoby myślenia – zespół jest otwarty na różne ścieżki i nowe narzędzia, które pomogą zrealizować założenia. Członkowie przyznają się do błędów, szukają rozwiązań i wspierają się w naprawianiu błędów.
7. Komunikacja i kanały komunikacji – komunikacja jest prowadzona w sposób przejrzysty. Członkowie komunikują się na bieżąco. Lider zapewnia zespołowi kanały i narzędzia komunikacji.
8. Kultura zespołu – zespół stanowi jedność. Jest drużyną nastawioną na sukces i osiągnięcie celu. Zespół jest zmotywowany, skomunikowany i zintegrowany. Często ma własne rytuały i rytm pracy.
9. Sprawność i efekty działania – zespół działa sprawnie idąc ścieżką, która pozwala realizować założone cele. Realizacja cząstkowych założeń wpływa na pracę zespołu i jego produktywność. Zespół ma wdrożone i wypracowane procedury postępowania w przypadku problemów, porażek czy opóźnień.