Jak sposób zarządzania kierownika projektu wpływa na sukces projektu

Na świecie istnieje wiele metodyk zarządzania projektami. Większość z nich mówi o tym, w jaki sposób je prowadzić, niewiele jednak wspomina o pożądanym zachowaniu osoby stojącej na ich czele, czyli kierownika projektu. Tymczasem poza znajomością twardych metod i narzędzi, warto również wiedzieć,  jak pracować z zespołem od miękkiej, ludzkiej strony.

Cykl zarządzania projektami z uwzględnieniem czynnika ludzkiego

Cykl zarządzania projektami w podejściu PRINCE2® opiera się na czterech głównych elementach: Planowaniu, Delegowaniu, Monitorowaniu i Kontroli. Każdy z nich wymaga od kierownika projektu określonych umiejętności, zwłaszcza komunikacyjnych i motywacyjnych. Słyszę czasem pytanie, czyja praca jest trudniejsza; kierownika projektu, czy menedżera operacyjnego. Sądzę, że menedżerowi liniowemu ciężej tworzy się długotrwałe, motywujące  relacje.  Z drugiej strony kierownik musi wykazać się większą konsekwencją, szybkim reagowaniem i umiejętnością przyjmowania wielu informacji z wielu stron. Utrzymanie cyklu zarządzania projektem wymaga bardzo szybkiego reagowania na zmiany oraz płynące z otoczenia informacje. Narzędzia wykorzystywane przez kierownika projektu muszą być zatem specyficzne.

Style zarządzania – model Blancharda

Ken Blanchard to twórca jednego z najbardziej rozpoznawalnych modeli tzw. zarządzania sytuacyjnego, który wyróżnia cztery najważniejsze style zarządzania. Wymieńmy je po kolei.

• Instruowanie – Menedżer dokładnie określa cele, pomaga pracownikowi w zaplanowaniu pracy i wspiera go.
• Konsultowanie – Kierownik zwiększa wiarę pracownika we własne siły, pokazuje mu różne możliwości i pozostawia końcowy wybór.
• Wspieranie – Przełożony zachęca podwładnego do dzielenia się swoją wiedzą i doświadczeniem – tworzy warunki ułatwiające efektywną pracę.
• Delegowanie – Kierownik stawia przede wszystkim na niezależność pracownika i całkowicie oddaje mu podejmowanie decyzji.

Każda zarządzająca osoba preferuje pewien styl, ale menedżer musi trochę przypominać kameleona. W zależności od sytuacji i doświadczenia pracownika lider – w tym przypadku kierownik projektu –  powinien dopasować do niego sposób zarządzania, bez względu na to, w jakim sam czuje się najlepiej. W każdym z czterech kroków w cyklu zarządzania projektami poziom rozwoju, dopasowania i doświadczenia członków zespołu może być różny, sporo więc zależy od indywidualnego podejścia menedżera.

Kierownik projektu, a kompetencje miękkie

Jak już wspomniałam, kierownik projektu powinien być świadomy używanych przez siebie narzędzi  – tzw. skrzynki narzędziowej. Szczególną uwagę warto zwrócić na jasne wyznaczanie celów i precyzyjne przekazywanie zadań, co blisko wiąże się z umiejętnością delegowania. Zastosowany styl zarządzania projektem  – wynikający z doświadczenia i stażu pracownika – na pewno wpłynie na sposób komunikacji. Poza delegowaniem większość zespołów ceni transparentność i uczciwe podejście. Tutaj nieoceniona okaże się umiejętność efektywnego słuchania.

Nasze zachowania zawsze zależą od tego, kim jesteśmy – naszych doświadczeń, sposobu myślenia, osobowości. Im więcej wiemy o sobie, tym łatwiej jest nam określić lepsze i słabsze strony członków naszego zespołu, a dzięki temu po prostu skuteczniej nim zarządzać, co przełoży się na sukces projektu.