Jak ustalić czas trwania projektu prowadzonego zgodnie z Agile PM®

Charakterystyczne cechy zwinnego zarządzania projektami

Na sukces każdego projektu składają się cztery główne czynniki –  koszt, jakość, czas i cechy. W podejściach klasycznych zaczyna się od opisu produktu końcowego, następnie określa się jakość, a później czas i koszt. Zwinne standardy zarządzania projektami opierają się na odwrotnej kolejności; najpierw zastanawiamy się nad tym, jaką wartość biznesową chcemy uzyskać, kiedy oraz jakiego budżetu potrzebujemy.  Parametry czasu, kosztu i jakości są więc ustalone na samym początku projektu podczas faz planowania. Zmienne są jedynie cechy produktu. Biznes może na przykład potrzebować, aby po zakupie każdego produktu w sklepie online pokazywało się okienko z produktami komplementarnymi. Tę potrzebę można zaspokoić na kilka sposobów – okienka pojawiającego się po sprzedaży, okienka przy koszyku albo przychodzącego później na adres e-mail. Możliwych rozwiązań jest pewnie więcej, ale już na przykładzie tych trzech widać, że dla biznesu najważniejsze jest samo okienko; pozostałe cechy, czyli jego konkretna forma, mają drugorzędne znaczenie.

Czas trwania projektu w Agile przy sztywnym czasie, koszcie i jakości

Dzięki definiowaniu potrzeb w postaci tzw. user stories (historyjek użytkownika) oraz ich estymacji jesteśmy w stanie powiedzieć, ile czasu zajmie wyprodukowanie każdej historyjki i określić w ten sposób długość całego projektu. Poza oszacowaniem wymagań należy także wziąć pod uwagę elementy związane ze wdrożeniem, szkoleniami, testami i tworzeniem dokumentacji. Dołączamy do nich element ludzki – biorące udział w projekcie zespoły, ich dostępność i doświadczenie.

Czym w Agile jest rezerwa

Niektóre wymagania klienta są nieodzowne i obowiązkowe, inne nie mają aż tak strategicznego znaczenia.  Aby oddzielić jedne od drugich, w metodyce zarządzania projektami Agile używa się priorytetyzacji MOSCOW. Wielu menedżerów obawia się etapu estymacji; szczególnie w branży IT trudno oszacować pracochłonność co do godziny. W związku z tym, że czas i koszt są z góry określone, jedynym ruchomym elementem są właśnie wymagania. Gdy wymaganie o wyższym priorytecie wymaga poprawek lub pochłania więcej czasu, niż się spodziewaliśmy, realizujemy je kosztem wymagania o priorytecie „Could”. Tym samym w najgorszym możliwym  przypadku zrealizujemy tylko wymagania o priorytecie MUST.

Podsumowując, dzięki priorytetyzacji w podejściach zwinnych możemy utrzymać pod kontrolą budżet oraz czas trwania projektu, wdrażając rozwiązania, które zaspokoją potrzeby klienta.